Fatturazione elettronica in Italia: chi fa cosa, passo dopo passo

01

Chi fa cosa nella fatturazione elettronica

In Italia la fatturazione elettronica è obbligatoria dal 1° gennaio 2019 per le operazioni B2B e B2C tra soggetti residenti o stabiliti nel Paese, e già dal 31 marzo 2015 per le operazioni B2G verso la Pubblica Amministrazione (citation-1). Le regole tecniche per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture tra privati sono fissate dal provvedimento n. 433608 del 24 novembre 2022, mentre le fatture verso la PA seguono il Decreto Ministeriale n. 55/2013 (citation-2). Assegnare responsabilità distinte per ogni fase - preparazione, verifica, invio, conservazione - permette a un'organizzazione di distribuire questi compiti in modo coerente con le regole ufficiali, riducendo il rischio di errori o omissioni.

02

Le eccezioni che richiedono un presidio dedicato

Per le fatture emesse verso soggetti esteri, e per autofatture o integrazioni Iva relative ad acquisti da soggetti esteri, l'emissione della fattura elettronica resta facoltativa (citation-1). Chi decide di non emetterla deve comunque trasmettere i dati all'Agenzia delle Entrate tramite l'esterometro, con due eccezioni: le operazioni già supportate da bolletta doganale e gli acquisti di importo non superiore a 5.000 euro (citation-1). Definire chi segue queste situazioni particolari evita che obblighi meno frequenti, ma comunque vincolanti, vengano dimenticati nel normale flusso di fatturazione verso clienti italiani.

03

Le fasi operative da assegnare

Passaggi

1. Predisposizione: chi compila la fattura usa un PC, tablet o smartphone e un software che generi il file XML conforme (citation-3).
2. Verifica fornitore: alla prima fattura si controllano i dati del cedente/prestatore recuperati dall'Anagrafe Tributaria, modificabili tranne la Partita Iva (citation-0).
3. Verifica cliente: chi inserisce i dati del cessionario controlla che Partita Iva o codice fiscale esistano in Anagrafe Tributaria (citation-0).
4. Invio: il responsabile della trasmissione scegli tra portale, App FatturAE, PEC o canale telematico SFTP/Web Service verso il SdI (citation-4).
5. Conservazione: chi cura l'archiviazione usa i servizi gratuiti dell'Agenzia o software conformi al provvedimento del 2022 (citation-2).

04

Un caso ipotetico di suddivisione dei compiti

Esempio ipotetico: in un piccolo studio professionale, l'amministrativo prepara la fattura con un software gestionale nel formato XML richiesto, il titolare verifica i dati del fornitore alla prima compilazione, controllando che tutto sia corretto tranne la Partita Iva, e un collaboratore invia il file tramite PEC all'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it (citation-0, citation-4). Prima dell'invio, lo stesso collaboratore verifica che il codice fiscale del cliente esista in Anagrafe Tributaria, poiché in caso contrario il Sistema di Interscambio scarterebbe la fattura (citation-0). Questa distribuzione rispecchia le fasi previste dalla normativa senza sovrapposizioni tra chi prepara e chi trasmette.

05

Controlli da assegnare prima dell'invio

• Verificare i dati del fornitore alla prima fattura, correggendo tutto tranne la Partita Iva (citation-0).
• Controllare l'esistenza di Partita Iva o codice fiscale del cliente in Anagrafe Tributaria (citation-0).
• Scegliere un canale di trasmissione tra portale, App FatturAE, PEC o SFTP/Web Service (citation-4).
• Usare le funzioni 'Riprendi ultimo file' o 'Importa da file XML' per correggere fatture precedenti (citation-4).
• Verificare se l'operazione rientra tra quelle con fattura facoltativa e richiede l'esterometro (citation-1).

06

Come impostare i ruoli con un partner software

Un'azienda può chiedere al proprio partner software di configurare ruoli distinti per la predisposizione del file XML, la verifica dei dati anagrafici del fornitore e del cliente, l'invio tramite SdI e la conservazione, così da rispecchiare le fasi previste dalla normativa (citation-2, citation-3, citation-4). È utile prevedere una traccia di chi ha verificato i dati prima dell'invio e un passaggio di revisione prima della trasmissione al Sistema di Interscambio, in modo che nessuna fattura venga inviata senza controllo (citation-0). Queste sono scelte operative suggerite per organizzare il lavoro, non requisiti di legge imposti dal software.

07

Domande frequenti sui ruoli operativi

• La fattura elettronica è obbligatoria per le operazioni B2B e B2C dal 1° gennaio 2019 e per il B2G dal 31 marzo 2015 (citation-1).
• Per le fatture verso l'estero l'emissione elettronica è facoltativa, ma serve l'esterometro salvo le eccezioni previste (citation-1).
• L'invio deve sempre passare dal Sistema di Interscambio, altrimenti la fattura non è considerata emessa (citation-4).

08

Il prossimo passo operativo

Definisci per iscritto chi prepara il file XML, chi verifica i dati anagrafici del fornitore e del cliente, chi sceglie il canale di invio verso il SdI e chi cura la conservazione delle fatture, richiamando le fasi e i canali previsti dalla normativa (citation-2, citation-3, citation-4). Documentare questa suddivisione aiuta a mantenere coerenza anche quando cambia il personale coinvolto nel processo di fatturazione.