Elektronische Rechnungsstellung in Italien: Wer macht was, Schritt für Schritt

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Wer macht was bei der elektronischen Rechnungsstellung

In Italien ist die elektronische Rechnungsstellung seit dem 1. Januar 2019 für B2B- und B2C-Transaktionen zwischen in Italien ansässigen oder niedergelassenen Parteien obligatorisch, und bereits seit dem 31. März 2015 für B2G-Transaktionen mit der öffentlichen Verwaltung (citation-1). Die technischen Regeln für die Erstellung, Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung von Rechnungen zwischen Privaten sind in der Maßnahme Nr. 433608 vom 24. November 2022 festgelegt, während Rechnungen an die öffentliche Verwaltung dem Ministerialdekret Nr. 55/2013 folgen (citation-2). Die Zuweisung klarer Verantwortlichkeiten für jede Phase - Vorbereitung, Prüfung, Versand, Aufbewahrung - ermöglicht es einer Organisation, diese Aufgaben im Einklang mit den offiziellen Regeln zu verteilen und Fehler oder Auslassungen zu vermeiden.

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Ausnahmen, die eine dedizierte Betreuung erfordern

Für Rechnungen an ausländische Parteien sowie für Eigenrechnungen oder Mehrwertsteuerintegrationen im Zusammenhang mit Käufen von ausländischen Parteien bleibt die Ausstellung einer elektronischen Rechnung optional (citation-1). Wer sich dagegen entscheidet, muss die Daten trotzdem über das 'esterometro' an die Agenzia delle Entrate übermitteln, mit zwei Ausnahmen: Transaktionen, die bereits durch eine Zollerklärung abgedeckt sind, und Käufe bis zu 5.000 Euro (citation-1). Die Festlegung, wer diese besonderen Situationen verfolgt, verhindert, dass seltenere, aber dennoch verbindliche Pflichten im normalen Rechnungsfluss gegenüber italienischen Kunden vergessen werden.

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Die zuzuweisenden operativen Phasen

Schritte

1. Erstellung: Wer die Rechnung ausfüllt, verwendet einen PC, Tablet oder Smartphone und eine Software, die eine konforme XML-Datei erzeugt (citation-3).
2. Lieferantenprüfung: Bei der ersten Rechnung werden die aus dem Steuerregister abgerufenen Daten des Lieferanten geprüft, wobei alles außer der USt-IdNr. geändert werden kann (citation-0).
3. Kundenprüfung: Wer die Daten des Kunden eingibt, prüft, dass die USt-IdNr. oder Steuernummer im Steuerregister existiert (citation-0).
4. Versand: Der für die Übermittlung Verantwortliche wählt zwischen Portal, FatturAE-App, zertifizierter E-Mail (PEC) oder SFTP/Webdienst-Kanal zum SdI (citation-4).
5. Aufbewahrung: Wer die Archivierung übernimmt, nutzt die kostenlosen Dienste der Agentur oder Software, die der Maßnahme von 2022 entspricht (citation-2).

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Ein hypothetischer Fall der Aufgabenteilung

Hypothetisches Beispiel: In einer kleinen Kanzlei erstellt die Verwaltungskraft die Rechnung mit einer Verwaltungssoftware im erforderlichen XML-Format, der Inhaber prüft bei der ersten Eingabe die Lieferantendaten und kontrolliert, dass alles korrekt ist außer der USt-IdNr., und ein Mitarbeiter sendet die Datei per zertifizierter E-Mail an sdi01@pec.fatturapa.it (citation-0, citation-4). Vor dem Versand prüft derselbe Mitarbeiter, dass die Steuernummer des Kunden im Steuerregister existiert, da das Austauschsystem die Rechnung sonst ablehnen würde (citation-0). Diese Aufteilung spiegelt die gesetzlich vorgesehenen Phasen wider, ohne Überlappung zwischen Vorbereitung und Übermittlung.

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Vor dem Versand zuzuweisende Kontrollen

• Die Lieferantendaten bei der ersten Rechnung prüfen und alles außer der USt-IdNr. korrigieren (citation-0).
• Prüfen, dass die USt-IdNr. oder Steuernummer des Kunden im Steuerregister existiert (citation-0).
• Einen Übermittlungskanal wählen: Portal, FatturAE-App, PEC oder SFTP/Webdienst (citation-4).
• Die Funktionen 'Letzte Datei fortsetzen' oder 'Aus XML-Datei importieren' nutzen, um frühere Rechnungen zu korrigieren (citation-4).
• Prüfen, ob die Transaktion zu jenen mit optionaler Rechnungsstellung gehört, die das 'esterometro' erfordern (citation-1).

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Rollen mit einem Softwarepartner einrichten

Ein Unternehmen kann seinen Softwarepartner bitten, unterschiedliche Rollen für die Erstellung der XML-Datei, die Prüfung der Registerdaten von Lieferant und Kunde, den Versand über SdI und die Aufbewahrung zu konfigurieren, um die gesetzlich vorgesehenen Phasen widerzuspiegeln (citation-2, citation-3, citation-4). Es ist sinnvoll, eine Aufzeichnung darüber zu führen, wer die Daten vor dem Versand geprüft hat, und einen Prüfschritt vor der Übermittlung an das Austauschsystem vorzusehen, damit keine Rechnung ohne Kontrolle versendet wird (citation-0). Dies sind vorgeschlagene operative Entscheidungen zur Arbeitsorganisation, keine gesetzlichen Anforderungen der Software.

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Häufige Fragen zu den operativen Rollen

• Die elektronische Rechnungsstellung ist seit dem 1. Januar 2019 für B2B- und B2C-Transaktionen und seit dem 31. März 2015 für B2G obligatorisch (citation-1).
• Für Rechnungen ins Ausland ist die elektronische Ausstellung optional, aber das 'esterometro' ist erforderlich, außer bei bestimmten Ausnahmen (citation-1).
• Der Versand muss immer über das Austauschsystem erfolgen, sonst gilt die Rechnung nicht als ausgestellt (citation-4).

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Der nächste operative Schritt

Legen Sie schriftlich fest, wer die XML-Datei erstellt, wer die Registerdaten von Lieferant und Kunde prüft, wer den Versandkanal zum SdI wählt und wer die Aufbewahrung der Rechnungen übernimmt, unter Bezug auf die gesetzlich vorgesehenen Phasen und Kanäle (citation-2, citation-3, citation-4). Diese Aufteilung schriftlich zu dokumentieren, hilft, Konsistenz zu bewahren, auch wenn sich das am Rechnungsprozess beteiligte Personal ändert.