Facturación electrónica en Italia: quién hace qué, paso a paso

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Quién hace qué en la facturación electrónica

En Italia, la facturación electrónica es obligatoria desde el 1 de enero de 2019 para las operaciones B2B y B2C entre partes residentes o establecidas en el país, y ya desde el 31 de marzo de 2015 para las operaciones B2G con la Administración Pública (citation-1). Las reglas técnicas para preparar, transmitir, recibir y conservar las facturas entre particulares están fijadas por la medida n.º 433608 del 24 de noviembre de 2022, mientras que las facturas dirigidas a la Administración Pública siguen el Decreto Ministerial n.º 55/2013 (citation-2). Asignar responsabilidades distintas para cada fase - preparación, verificación, envío, conservación - permite a una organización distribuir estas tareas de forma coherente con las reglas oficiales, reduciendo el riesgo de errores u omisiones.

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Las excepciones que requieren un seguimiento dedicado

Para las facturas emitidas a partes extranjeras, y para las autofacturas o integraciones de IVA relativas a compras a partes extranjeras, la emisión de la factura electrónica sigue siendo opcional (citation-1). Quien decide no emitirla debe transmitir de todos modos los datos a la Agenzia delle Entrate mediante el 'esterometro', con dos excepciones: las operaciones ya respaldadas por una declaración aduanera y las compras que no superen los 5.000 euros (citation-1). Definir quién sigue estas situaciones particulares evita que obligaciones menos frecuentes, pero igualmente vinculantes, se olviden dentro del flujo normal de facturación hacia clientes italianos.

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Las fases operativas a asignar

Pasos

1. Preparación: quien completa la factura utiliza un PC, tableta o smartphone y un software que genere el archivo XML conforme (citation-3).
2. Verificación del proveedor: en la primera factura se controlan los datos del proveedor recuperados del Registro Tributario, modificables salvo el número de IVA (citation-0).
3. Verificación del cliente: quien introduce los datos del cliente comprueba que el número de IVA o el código fiscal existan en el Registro Tributario (citation-0).
4. Envío: el responsable de la transmisión elige entre el portal, la App FatturAE, correo certificado (PEC) o el canal telemático SFTP/Web Service hacia el SdI (citation-4).
5. Conservación: quien se encarga del archivo utiliza los servicios gratuitos de la Agencia o software conforme a la medida de 2022 (citation-2).

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Un caso hipotético de división de tareas

Ejemplo hipotético: en un pequeño despacho profesional, el administrativo prepara la factura con un software de gestión en el formato XML requerido, el titular verifica los datos del proveedor en la primera introducción, comprobando que todo es correcto salvo el número de IVA, y un colaborador envía el archivo mediante PEC a sdi01@pec.fatturapa.it (citation-0, citation-4). Antes del envío, el mismo colaborador verifica que el código fiscal del cliente existe en el Registro Tributario, ya que de lo contrario el Sistema de Intercambio rechazaría la factura (citation-0). Esta distribución refleja las fases previstas por la normativa sin superposición entre quien prepara y quien transmite.

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Controles a asignar antes del envío

• Verificar los datos del proveedor en la primera factura, corrigiendo todo salvo el número de IVA (citation-0).
• Comprobar la existencia del número de IVA o código fiscal del cliente en el Registro Tributario (citation-0).
• Elegir un canal de transmisión entre el portal, la App FatturAE, PEC o SFTP/Web Service (citation-4).
• Usar las funciones 'Reanudar último archivo' o 'Importar desde archivo XML' para corregir facturas anteriores (citation-4).
• Verificar si la operación está entre las de facturación opcional que requieren el 'esterometro' (citation-1).

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Cómo establecer roles con un socio de software

Una empresa puede pedir a su socio de software que configure roles distintos para la preparación del archivo XML, la verificación de los datos registrales del proveedor y del cliente, el envío mediante SdI y la conservación, de modo que refleje las fases previstas por la normativa (citation-2, citation-3, citation-4). Es útil mantener un registro de quién verificó los datos antes del envío y prever un paso de revisión antes de la transmisión al Sistema de Intercambio, para que ninguna factura se envíe sin control (citation-0). Estas son elecciones operativas sugeridas para organizar el trabajo, no requisitos legales impuestos por el software.

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Preguntas frecuentes sobre los roles operativos

• La factura electrónica es obligatoria para las operaciones B2B y B2C desde el 1 de enero de 2019 y para el B2G desde el 31 de marzo de 2015 (citation-1).
• Para las facturas al extranjero, la emisión electrónica es opcional, pero se requiere el 'esterometro' salvo las excepciones previstas (citation-1).
• El envío debe realizarse siempre a través del Sistema de Intercambio, de lo contrario la factura no se considera emitida (citation-4).

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El próximo paso operativo

Defina por escrito quién prepara el archivo XML, quién verifica los datos registrales del proveedor y del cliente, quién elige el canal de envío hacia el SdI y quién se encarga de la conservación de las facturas, remitiéndose a las fases y canales previstos por la normativa (citation-2, citation-3, citation-4). Documentar esta división ayuda a mantener la coherencia incluso cuando cambia el personal involucrado en el proceso de facturación.