Facturation électronique en Italie : qui fait quoi, étape par étape

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Qui fait quoi dans la facturation électronique

En Italie, la facturation électronique est obligatoire depuis le 1er janvier 2019 pour les opérations B2B et B2C entre parties résidentes ou établies dans le pays, et depuis le 31 mars 2015 pour les opérations B2G avec l'administration publique (citation-1). Les règles techniques pour préparer, transmettre, recevoir et conserver les factures entre particuliers sont fixées par la mesure n° 433608 du 24 novembre 2022, tandis que les factures destinées à l'administration publique suivent le décret ministériel n° 55/2013 (citation-2). Attribuer des responsabilités distinctes pour chaque phase - préparation, vérification, envoi, conservation - permet à une organisation de répartir ces tâches de manière cohérente avec les règles officielles, en réduisant le risque d'erreurs ou d'omissions.

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Les exceptions qui nécessitent un suivi dédié

Pour les factures émises envers des parties étrangères, ainsi que pour les autofactures ou intégrations de TVA relatives aux achats auprès de parties étrangères, l'émission de la facture électronique reste facultative (citation-1). Ceux qui décident de ne pas l'émettre doivent tout de même transmettre les données à l'Agenzia delle Entrate via l'« esterometro », avec deux exceptions : les opérations déjà couvertes par une déclaration douanière et les achats ne dépassant pas 5 000 euros (citation-1). Définir qui suit ces situations particulières évite que des obligations moins fréquentes, mais toujours contraignantes, soient oubliées dans le flux normal de facturation envers les clients italiens.

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Les phases opérationnelles à attribuer

Étapes

1. Préparation : celui qui remplit la facture utilise un PC, une tablette ou un smartphone et un logiciel générant un fichier XML conforme (citation-3).
2. Vérification du fournisseur : lors de la première facture, les données du fournisseur récupérées du registre fiscal sont vérifiées, tout étant modifiable sauf le numéro de TVA (citation-0).
3. Vérification du client : celui qui saisit les données du client vérifie que le numéro de TVA ou le code fiscal existe dans le registre fiscal (citation-0).
4. Envoi : le responsable de la transmission choisit entre le portail, l'application FatturAE, la messagerie certifiée (PEC) ou le canal télématique SFTP/Web Service vers le SdI (citation-4).
5. Conservation : celui qui s'occupe de l'archivage utilise les services gratuits de l'Agence ou un logiciel conforme à la mesure de 2022 (citation-2).

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Un cas hypothétique de répartition des tâches

Exemple hypothétique : dans un petit cabinet professionnel, l'assistant administratif prépare la facture avec un logiciel de gestion au format XML requis, le titulaire vérifie les données du fournisseur lors de la première saisie, en contrôlant que tout est correct sauf le numéro de TVA, et un collaborateur envoie le fichier par PEC à sdi01@pec.fatturapa.it (citation-0, citation-4). Avant l'envoi, ce même collaborateur vérifie que le code fiscal du client existe dans le registre fiscal, car sinon le Système d'Échange rejetterait la facture (citation-0). Cette répartition reflète les phases prévues par la réglementation sans chevauchement entre préparation et transmission.

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Contrôles à attribuer avant l'envoi

• Vérifier les données du fournisseur lors de la première facture, en corrigeant tout sauf le numéro de TVA (citation-0).
• Contrôler l'existence du numéro de TVA ou du code fiscal du client dans le registre fiscal (citation-0).
• Choisir un canal de transmission parmi le portail, l'application FatturAE, la PEC ou SFTP/Web Service (citation-4).
• Utiliser les fonctions « Reprendre le dernier fichier » ou « Importer depuis un fichier XML » pour corriger des factures précédentes (citation-4).
• Vérifier si l'opération fait partie de celles à facturation facultative nécessitant l'« esterometro » (citation-1).

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Définir les rôles avec un partenaire logiciel

Une entreprise peut demander à son partenaire logiciel de configurer des rôles distincts pour la préparation du fichier XML, la vérification des données d'enregistrement du fournisseur et du client, l'envoi via SdI et la conservation, afin de refléter les phases prévues par la réglementation (citation-2, citation-3, citation-4). Il est utile de conserver une trace de qui a vérifié les données avant l'envoi et de prévoir une étape de révision avant la transmission au Système d'Échange, afin qu'aucune facture ne soit envoyée sans contrôle (citation-0). Ce sont des choix opérationnels suggérés pour organiser le travail, non des exigences légales imposées par le logiciel.

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Questions fréquentes sur les rôles opérationnels

• La facture électronique est obligatoire pour les opérations B2B et B2C depuis le 1er janvier 2019 et pour le B2G depuis le 31 mars 2015 (citation-1).
• Pour les factures vers l'étranger, l'émission électronique est facultative, mais l'« esterometro » est requis sauf exceptions prévues (citation-1).
• L'envoi doit toujours passer par le Système d'Échange, sinon la facture n'est pas considérée comme émise (citation-4).

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La prochaine étape opérationnelle

Définissez par écrit qui prépare le fichier XML, qui vérifie les données d'enregistrement du fournisseur et du client, qui choisit le canal d'envoi vers le SdI et qui s'occupe de la conservation des factures, en se référant aux phases et canaux prévus par la réglementation (citation-2, citation-3, citation-4). Documenter cette répartition aide à maintenir la cohérence même lorsque le personnel impliqué dans le processus de facturation change.