Fatturazione elettronica in Italia: come assegnare le responsabilità nel processo

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Chi fa cosa nel ciclo della fattura elettronica

Il processo si divide in tre responsabilità distinte: chi verifica e predispone i dati della fattura, chi la trasmette al Sistema di Interscambio (SdI) e chi ne garantisce la conservazione conforme nel tempo. Dal 1° gennaio 2019 questo processo riguarda tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, sia B2B che B2C, in aggiunta all'obbligo B2G già attivo dal 2015.

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Il perimetro normativo di riferimento

Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche tra privati sono definite dal provvedimento n. 433608 del 24 novembre 2022. Per le fatture verso la Pubblica Amministrazione restano valide le regole del Decreto Ministeriale n. 55/2013. Le operazioni verso soggetti esteri sono facoltative per l'e-fattura, ma richiedono la trasmissione dei dati tramite esterometro, salvo eccezioni per operazioni doganali o acquisti fino a 5.000 euro.

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Flusso operativo consigliato per ruolo

Passaggi

1. Responsabile dati fornitore: verifica alla prima attivazione i dati del cedente/prestatore in 'I miei dati', modificabili tranne la Partita IVA.
2. Responsabile dati cliente: inserisce i dati del cessionario/committente; la procedura verifica in tempo reale l'esistenza in Anagrafe Tributaria.
3. Predisponente: compila il file XML usando un PC, tablet o smartphone con un software conforme alle specifiche tecniche del provvedimento 2022.
4. Trasmittente: invia il file XML al SdI tramite portale, App FatturAE, PEC a sdi01@pec.fatturapa.it, oppure canale SFTP/Web Service attivato.
5. Responsabile conservazione: assicura che le fatture siano conservate in modo conforme, sicuro e inalterabile nel tempo.

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Esempio ipotetico di assegnazione dei ruoli

Ipotesi: uno studio professionale con tre persone assegna la verifica dei dati fornitore all'amministrazione, la compilazione delle fatture a un collaboratore che usa la procedura web 'Fatture e Corrispettivi', e l'invio tramite SdI al responsabile contabile, che controlla anche la conservazione nel tempo dei file XML trasmessi.

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Controlli prima dell'invio

• I dati del cedente/prestatore in 'I miei dati' sono corretti, esclusa la Partita IVA non modificabile.
• La Partita IVA o il codice fiscale del cliente risultano esistenti in Anagrafe Tributaria.
• Il file XML è conforme alle specifiche tecniche del provvedimento del 24 novembre 2022.
• Il canale di invio scelto (portale, App, PEC o SFTP/Web Service) è correttamente attivato.
• La fattura è stata trasmessa tramite SdI, unica modalità che ne certifica l'emissione.

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Come impostare i ruoli in un software gestionale

Un'azienda può chiedere al proprio partner software di configurare ruoli distinti per la verifica dei dati fornitore/cliente, la compilazione del file XML, l'invio tramite SdI e la conservazione a norma, con tracciabilità di chi ha eseguito ciascun passaggio. Questa è una scelta operativa suggerita, non un requisito di legge: l'obiettivo è ridurre errori di trasmissione e garantire che ogni fattura scartata dal SdI per dati anagrafici inesistenti venga rilevata e corretta rapidamente.

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Domande frequenti

Chi può modificare i dati del fornitore nella procedura web? Tutti i dati tranne la Partita IVA, verificati alla prima attivazione e poi salvati per le fatture successive.

Cosa succede se il codice fiscale del cliente non esiste in Anagrafe Tributaria? La compilazione si blocca e, se la fattura venisse comunque trasmessa con un identificativo inesistente, il SdI la scarta.

Quali canali sono validi per l'invio al SdI? Portale online, procedura web o App FatturAE, PEC all'indirizzo dedicato, oppure un canale SFTP o Web Service attivato in precedenza.

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Prossimo passo

Mappa i ruoli del tuo processo di fatturazione elettronica confrontandoli con questo flusso e verifica con il tuo fornitore software come tracciare ogni passaggio, dalla predisposizione alla conservazione.