Facturation électronique en Italie : comment attribuer les responsabilités dans le processus

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Qui fait quoi dans le cycle de la facture électronique

Le processus se divise en trois responsabilités distinctes : qui vérifie et prépare les données de la facture, qui la transmet au Système d'Échange (SdI) et qui garantit l'archivage conforme dans le temps. Depuis le 1er janvier 2019, ce processus concerne toutes les cessions de biens et prestations de services entre parties résidentes ou établies en Italie, tant B2B que B2C, en plus de l'obligation B2G déjà en vigueur depuis 2015.

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Le périmètre réglementaire de référence

Les règles pour préparer, transmettre, recevoir et archiver les factures électroniques entre parties privées sont définies par la mesure n° 433608 du 24 novembre 2022. Pour les factures destinées à l'Administration publique, les règles du Décret Ministériel n° 55/2013 restent valables. Les opérations avec des parties étrangères sont facultatives pour la facture électronique, mais nécessitent la transmission des données via l'esterometro, sauf exceptions pour les opérations soutenues par une déclaration douanière ou les achats jusqu'à 5 000 euros.

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Flux opérationnel recommandé par rôle

Étapes

1. Responsable des données du fournisseur : vérifie lors de la première activation les données du cédant/prestataire dans 'Mes données', modifiables sauf le numéro de TVA.
2. Responsable des données du client : saisit les données du client ; la procédure vérifie en temps réel son existence dans le Registre Fiscal.
3. Préparateur : remplit le fichier XML à l'aide d'un PC, tablette ou smartphone avec un logiciel conforme aux spécifications techniques de la mesure de 2022.
4. Émetteur : envoie le fichier XML au SdI via le portail, l'application FatturAE, PEC à sdi01@pec.fatturapa.it, ou un canal SFTP/Web Service activé.
5. Responsable de l'archivage : s'assure que les factures sont archivées de manière conforme, sécurisée et inaltérable dans le temps.

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Exemple hypothétique d'attribution des rôles

Hypothèse : un cabinet professionnel de trois personnes attribue la vérification des données du fournisseur à l'administration, la préparation des factures à un collaborateur utilisant la procédure web 'Factures et Recettes', et l'envoi via le SdI au responsable comptable, qui supervise également l'archivage dans le temps des fichiers XML transmis.

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Contrôles avant l'envoi

• Les données du cédant/prestataire dans 'Mes données' sont correctes, à l'exception du numéro de TVA non modifiable.
• Le numéro de TVA ou le code fiscal du client existe dans le Registre Fiscal.
• Le fichier XML est conforme aux spécifications techniques de la mesure du 24 novembre 2022.
• Le canal d'envoi choisi (portail, application, PEC ou SFTP/Web Service) est correctement activé.
• La facture a été transmise via le SdI, seule méthode qui en certifie l'émission.

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Comment configurer les rôles dans un logiciel de gestion

Une entreprise peut demander à son partenaire logiciel de configurer des rôles distincts pour la vérification des données fournisseur/client, la préparation du fichier XML, l'envoi via le SdI et l'archivage conforme, avec traçabilité de qui a exécuté chaque étape. C'est un choix opérationnel suggéré, non une exigence légale : l'objectif est de réduire les erreurs de transmission et de garantir que toute facture rejetée par le SdI en raison de données d'identification inexistantes soit rapidement détectée et corrigée.

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Questions fréquentes

Qui peut modifier les données du fournisseur dans la procédure web ? Toutes les données sauf le numéro de TVA, vérifiées lors de la première activation puis enregistrées pour les factures suivantes.

Que se passe-t-il si le code fiscal du client n'existe pas dans le Registre Fiscal ? La saisie est bloquée, et si la facture était malgré tout transmise avec un identifiant inexistant, le SdI la rejetterait.

Quels canaux sont valides pour l'envoi au SdI ? Le portail en ligne, la procédure web ou l'application FatturAE, la PEC à l'adresse dédiée, ou un canal SFTP ou Web Service préalablement activé.

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Prochaine étape

Faites correspondre les rôles de votre processus de facturation électronique à ce flux et vérifiez avec votre fournisseur de logiciel comment tracer chaque étape, de la préparation à l'archivage.