Facturación electrónica en Italia: cómo asignar las responsabilidades en el proceso

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Quién hace qué en el ciclo de la factura electrónica

El proceso se divide en tres responsabilidades distintas: quién verifica y prepara los datos de la factura, quién la transmite al Sistema de Intercambio (SdI) y quién garantiza el archivo conforme en el tiempo. Desde el 1 de enero de 2019, este proceso afecta a todas las cesiones de bienes y prestaciones de servicios entre partes residentes o establecidas en Italia, tanto B2B como B2C, además de la obligación B2G ya vigente desde 2015.

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El marco normativo de referencia

Las reglas para preparar, transmitir, recibir y archivar las facturas electrónicas entre partes privadas están definidas por la medida n.º 433608 del 24 de noviembre de 2022. Para las facturas dirigidas a la Administración Pública siguen vigentes las reglas del Decreto Ministerial n.º 55/2013. Las operaciones con partes extranjeras son opcionales para la factura electrónica, pero requieren la transmisión de datos mediante el esterometro, salvo excepciones para operaciones respaldadas por declaración aduanera o compras hasta 5.000 euros.

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Flujo operativo recomendado por rol

Pasos

1. Responsable de datos del proveedor: verifica en la primera activación los datos del cedente/prestador en 'Mis datos', modificables excepto el número de IVA.
2. Responsable de datos del cliente: introduce los datos del cliente; el procedimiento verifica en tiempo real su existencia en el Registro Tributario.
3. Preparador: completa el archivo XML usando un PC, tableta o smartphone con un software conforme a las especificaciones técnicas de la medida de 2022.
4. Remitente: envía el archivo XML al SdI a través del portal, la App FatturAE, PEC a sdi01@pec.fatturapa.it, o un canal SFTP/Web Service activado.
5. Responsable del archivo: garantiza que las facturas se archiven de manera conforme, segura e inalterable en el tiempo.

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Ejemplo hipotético de asignación de roles

Hipótesis: un despacho profesional con tres personas asigna la verificación de los datos del proveedor a la administración, la preparación de las facturas a un colaborador que usa el procedimiento web 'Facturas y Recibos', y el envío mediante el SdI al responsable contable, que también supervisa el archivo en el tiempo de los archivos XML transmitidos.

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Controles antes del envío

• Los datos del cedente/prestador en 'Mis datos' son correctos, excepto el número de IVA no modificable.
• El número de IVA o el código fiscal del cliente existe en el Registro Tributario.
• El archivo XML cumple con las especificaciones técnicas de la medida del 24 de noviembre de 2022.
• El canal de envío elegido (portal, App, PEC o SFTP/Web Service) está correctamente activado.
• La factura ha sido transmitida mediante el SdI, único método que certifica su emisión.

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Cómo configurar los roles en un software de gestión

Una empresa puede pedir a su socio de software que configure roles distintos para la verificación de datos del proveedor/cliente, la preparación del archivo XML, el envío mediante el SdI y el archivo conforme, con trazabilidad de quién ejecutó cada paso. Esta es una elección operativa sugerida, no un requisito legal: el objetivo es reducir errores de transmisión y garantizar que cualquier factura rechazada por el SdI debido a datos de identificación inexistentes se detecte y corrija rápidamente.

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Preguntas frecuentes

¿Quién puede modificar los datos del proveedor en el procedimiento web? Todos los datos excepto el número de IVA, verificados en la primera activación y luego guardados para las facturas siguientes.

¿Qué sucede si el código fiscal del cliente no existe en el Registro Tributario? La compilación se bloquea, y si la factura se transmitiera igualmente con un identificador inexistente, el SdI la rechazaría.

¿Qué canales son válidos para el envío al SdI? El portal en línea, el procedimiento web o la App FatturAE, la PEC a la dirección dedicada, o un canal SFTP o Web Service previamente activado.

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Próximo paso

Compare los roles de su proceso de facturación electrónica con este flujo y verifique con su proveedor de software cómo trazar cada paso, desde la preparación hasta el archivo.