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Wer macht was im Zyklus der elektronischen Rechnung

Der Prozess gliedert sich in drei unterschiedliche Verantwortlichkeiten: wer die Rechnungsdaten prüft und erstellt, wer sie an das Austauschsystem (SdI) übermittelt und wer die konforme Archivierung über die Zeit sicherstellt. Seit dem 1. Januar 2019 betrifft dieser Prozess alle Lieferungen von Gütern und Dienstleistungen zwischen in Italien ansässigen oder niedergelassenen Parteien, sowohl B2B als auch B2C, zusätzlich zur B2G-Pflicht, die bereits seit 2015 gilt.

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Der relevante rechtliche Rahmen

Die Regeln für die Erstellung, Übermittlung, den Empfang und die Archivierung elektronischer Rechnungen zwischen privaten Parteien werden durch die Maßnahme Nr. 433608 vom 24. November 2022 festgelegt. Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gelten weiterhin die Regeln des Ministerialdekrets Nr. 55/2013. Transaktionen mit ausländischen Parteien sind für die E-Rechnung optional, erfordern jedoch die Datenübermittlung über den Esterometro, außer bei zollrechtlich unterstützten Vorgängen oder Käufen bis 5.000 Euro.

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Empfohlener Arbeitsablauf nach Rolle

Schritte

  1. Verantwortlicher für Lieferantendaten: prüft bei der ersten Nutzung die Daten des Lieferanten in 'Meine Daten', die bis auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bearbeitet werden können.
  2. Verantwortlicher für Kundendaten: gibt die Daten des Kunden ein; das Verfahren prüft in Echtzeit deren Vorhandensein im Steuerregister.
  3. Ersteller: füllt die XML-Datei mit einem PC, Tablet oder Smartphone mit einer Software aus, die den technischen Spezifikationen der Maßnahme von 2022 entspricht.
  4. Übermittler: sendet die XML-Datei an das SdI über das Portal, die App FatturAE, per PEC an sdi01@pec.fatturapa.it oder über einen aktivierten SFTP-/Webservice-Kanal.
  5. Verantwortlicher für die Archivierung: stellt sicher, dass die Rechnungen konform, sicher und unveränderlich über die Zeit archiviert werden.

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Hypothetisches Beispiel für die Rollenverteilung

Annahme: Eine Kanzlei mit drei Mitarbeitern weist die Prüfung der Lieferantendaten der Verwaltung zu, die Erstellung der Rechnungen einem Mitarbeiter, der das Webverfahren 'Rechnungen und Einnahmen' nutzt, und die Übermittlung über das SdI dem Buchhaltungsverantwortlichen, der auch die langfristige Archivierung der übermittelten XML-Dateien überwacht.

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Prüfungen vor der Übermittlung

  • Die Daten des Lieferanten in 'Meine Daten' sind korrekt, mit Ausnahme der nicht bearbeitbaren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
  • Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Kunden existiert im Steuerregister.
  • Die XML-Datei entspricht den technischen Spezifikationen der Maßnahme vom 24. November 2022.
  • Der gewählte Übermittlungskanal (Portal, App, PEC oder SFTP/Webservice) ist korrekt aktiviert.
  • Die Rechnung wurde über das SdI übermittelt, die einzige Methode, die ihre Ausstellung bescheinigt.

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Wie man Rollen in einer Verwaltungssoftware einrichtet

Ein Unternehmen kann seinen Softwarepartner bitten, unterschiedliche Rollen für die Prüfung der Lieferanten-/Kundendaten, die Erstellung der XML-Datei, die Übermittlung über das SdI und die konforme Archivierung einzurichten, mit Nachverfolgbarkeit, wer jeden Schritt ausgeführt hat. Dies ist eine empfohlene operative Wahl, keine gesetzliche Anforderung: Ziel ist es, Übermittlungsfehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass jede vom SdI wegen nicht existierender Stammdaten abgelehnte Rechnung schnell erkannt und korrigiert wird.

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Häufig gestellte Fragen

Wer kann die Lieferantendaten im Webverfahren ändern? Alle Daten außer der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die bei der ersten Nutzung geprüft und dann für nachfolgende Rechnungen gespeichert werden.

Was passiert, wenn die Steuernummer des Kunden nicht im Steuerregister existiert? Die Erstellung wird blockiert, und würde die Rechnung trotzdem mit einer nicht existierenden Kennung übermittelt, würde das SdI sie ablehnen.

Welche Kanäle sind für die Übermittlung an das SdI gültig? Das Online-Portal, das Webverfahren oder die App FatturAE, PEC an die dafür vorgesehene Adresse oder ein zuvor aktivierter SFTP- oder Webservice-Kanal.

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Nächster Schritt

Ordnen Sie die Rollen in Ihrem elektronischen Rechnungsprozess diesem Ablauf zu und prüfen Sie mit Ihrem Softwareanbieter, wie jeder Schritt von der Erstellung bis zur Archivierung nachverfolgt werden kann.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Wer prüft die Lieferantendaten in der elektronischen Rechnung?

Bei der ersten Nutzung des Verfahrens müssen die Daten des Lieferanten in 'Meine Daten' geprüft werden; alle Felder können bearbeitet werden außer der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, und nach dem Speichern werden sie nicht mehr abgefragt.

Warum kann eine Rechnung vom Austauschsystem abgelehnt werden?

Wenn die XML-Datei eine Steuerkennung des Kunden enthält, die nicht im Steuerregister existiert, lehnt das SdI die Rechnung ab; das Webverfahren prüft diese Angabe, bevor eine weitere Erstellung erlaubt wird.

Welche Werkzeuge können zur Übermittlung der Rechnung an das SdI verwendet werden?

Man kann das Portal 'Rechnungen und Einnahmen', das Webverfahren oder die App FatturAE, PEC an sdi01@pec.fatturapa.it, oder einen zuvor aktivierten SFTP- oder Webservice-Kanal nutzen.

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Quellen und Prüfung