Fattura elettronica scartata: come rendere tracciabile la correzione

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La risposta in breve

La tracciabilità della correzione nasce dalla ricevuta di scarto: se il SdI rifiuta la fattura, invia una ricevuta con codice errore e descrizione sintetica del motivo. Occorre correggere l'errore e rinviare il file mantenendo la stessa data e numerazione della fattura scartata, ma modificando il nome del file se questo non è stato prodotto tramite la procedura web del portale.

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Cosa controlla il SdI prima di accettare la fattura

Il Sistema di Interscambio verifica i dati minimi obbligatori, l'esistenza delle partite IVA di fornitore e cliente in Anagrafe Tributaria, la presenza del codice destinatario e la coerenza tra imponibile, aliquota e IVA. Se il file è firmato digitalmente, controlla anche la validità del certificato di firma; in ogni caso, indipendentemente dalla firma, verifica sempre che il file non sia già stato inviato (duplicato) e invia comunque una ricevuta di scarto, consegna o mancata consegna.

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Sequenza operativa dalla correzione al rinvio

Passaggi

1. Predisporre la fattura con un software stand-alone o con la procedura del portale Fatture e Corrispettivi
2. Trasmettere il file al SdI e attendere l'esito dei controlli automatici
3. In caso di scarto, leggere codice errore e motivo nella ricevuta trasmessa allo stesso canale (PEC, SFTP o Web Service)
4. Correggere l'errore mantenendo data e numerazione originali, cambiando il nome del file se non generato dal portale
5. Rinviare il file corretto e, una volta accettato, avviare la conservazione a norma dell'originale

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Un caso ricorrente (esempio ipotetico)

Un'azienda emette una fattura con imponibile 100 euro e aliquota 22%, ma indica erroneamente un'IVA diversa da 22 euro: il SdI rileva l'incoerenza e scarta il file con relativo codice errore. L'azienda corregge l'importo IVA, ricompila la fattura con la stessa data e numero, modifica il nome del file (non essendo stato prodotto tramite portale) e la rinvia; una volta accettata, la porta in conservazione.

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Checklist decisionale prima di rinviare

• Il codice errore e la descrizione dello scarto sono stati letti nella ricevuta consultabile nel portale
• Dati minimi, partite IVA, codice destinatario e coerenza imponibile/aliquota/IVA sono stati verificati
• Data e numerazione della fattura corretta coincidono con quelle della fattura scartata
• Il nome del file è stato modificato se la fattura non è generata dal portale
• Il cliente è stato avvisato per un canale diverso dal SdI quando la disponibilità della fattura in area riservata è rilevante per la detraibilità

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Cosa può presidiare un software gestionale

Un'azienda può configurare, insieme al proprio partner software, un registro degli scarti con codice errore, data di ricezione e responsabile della correzione, così da rendere il ciclo verificabile. Conviene anche assegnare un ruolo che approva il rinvio e conservare uno storico dei nomi file usati per ogni fattura corretta, come scelta operativa e non come requisito imposto dal sistema.

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Domande frequenti

La ricevuta di scarto indica sempre il motivo dell'errore, tramite un codice e una descrizione sintetica, ricevuta sullo stesso canale di invio.

Se la fattura corretta non viene prodotta tramite la procedura web del portale, il nome del file deve essere diverso da quello scartato, pur mantenendo data e numero originali.

La conservazione a norma garantisce nel tempo la leggibilità e il recupero dell'originale della fattura, sia tramite operatori privati certificati sia tramite il servizio gratuito dell'Agenzia delle entrate.

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Prossimo passo

Verifica come il tuo flusso attuale registra codice errore, data di correzione e nome file per ogni fattura scartata: se manca uno di questi elementi, è il punto da colmare prima del prossimo invio.