Facture électronique rejetée : comment rendre la correction traçable

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La réponse en bref

La traçabilité de la correction découle de l'accusé de rejet : si le SdI rejette la facture, il envoie un accusé avec un code d'erreur et une brève description du motif. Il faut corriger l'erreur et renvoyer le fichier en conservant la même date et numérotation que la facture rejetée, mais en modifiant le nom du fichier si celui-ci n'a pas été produit via la procédure web du portail.

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Ce que le SdI contrôle avant d'accepter la facture

Le Système d'échange vérifie les données minimales obligatoires, l'existence des numéros de TVA du fournisseur et du client dans le Registre fiscal, la présence du code destinataire et la cohérence entre la base imposable, le taux et la TVA. Si le fichier est signé numériquement, il vérifie aussi la validité du certificat de signature ; indépendamment de la signature, il vérifie toujours que le fichier n'a pas déjà été envoyé (doublon), et dans tous les cas il envoie un accusé de rejet, de livraison ou de non-livraison.

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Séquence opérationnelle de la correction au renvoi

Étapes

1. Préparer la facture avec un logiciel autonome ou avec la procédure du portail Fatture e Corrispettivi
2. Transmettre le fichier au SdI et attendre le résultat des contrôles automatiques
3. En cas de rejet, lire le code d'erreur et le motif dans l'accusé transmis au même canal (PEC, SFTP ou Web Service)
4. Corriger l'erreur en conservant la date et la numérotation d'origine, en changeant le nom du fichier s'il n'a pas été généré par le portail
5. Renvoyer le fichier corrigé et, une fois accepté, lancer l'archivage conforme de l'original

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Un cas récurrent (exemple hypothétique)

Une entreprise émet une facture avec une base imposable de 100 euros et un taux de 22 %, mais indique par erreur une TVA différente de 22 euros : le SdI détecte l'incohérence et rejette le fichier avec le code d'erreur correspondant. L'entreprise corrige le montant de la TVA, recompose la facture avec la même date et le même numéro, modifie le nom du fichier (n'ayant pas été produit via le portail) et la renvoie ; une fois acceptée, elle la place en archivage conforme.

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Liste de contrôle décisionnelle avant de renvoyer

• Le code d'erreur et la description du rejet ont été lus dans l'accusé consultable sur le portail
• Les données minimales, les numéros de TVA, le code destinataire et la cohérence base imposable/taux/TVA ont été vérifiés
• La date et la numérotation de la facture corrigée correspondent à celles de la facture rejetée
• Le nom du fichier a été modifié si la facture n'est pas générée par le portail
• Le client a été averti par un canal autre que le SdI lorsque la disponibilité de la facture dans l'espace réservé est pertinente pour la déductibilité

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Ce qu'un logiciel de gestion peut surveiller

Une entreprise peut mettre en place, avec son partenaire logiciel, un registre des rejets avec code d'erreur, date de réception et responsable de la correction, afin de rendre le cycle vérifiable. Il est également utile d'attribuer un rôle chargé d'approuver le renvoi et de conserver un historique des noms de fichiers utilisés pour chaque facture corrigée, comme choix opérationnel et non comme exigence imposée par le système.

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Questions fréquentes

L'accusé de rejet indique toujours le motif de l'erreur, par un code et une brève description, reçu sur le même canal que celui de l'envoi.

Si la facture corrigée n'est pas produite via la procédure web du portail, le nom du fichier doit être différent de celui rejeté, tout en conservant la date et le numéro d'origine.

L'archivage conforme garantit dans le temps la lisibilité et la récupération de l'original de la facture, tant par des opérateurs privés certifiés que par le service gratuit de l'Agenzia delle Entrate.

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Prochaine étape

Vérifiez comment votre flux actuel enregistre le code d'erreur, la date de correction et le nom du fichier pour chaque facture rejetée : si l'un de ces éléments manque, c'est le point à combler avant le prochain envoi.