Abgelehnte elektronische Rechnung: Wie man die Korrektur nachverfolgbar macht

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Die kurze Antwort

Die Nachverfolgbarkeit der Korrektur beginnt mit der Ablehnungsbestätigung: Lehnt das SdI die Rechnung ab, sendet es eine Empfangsbestätigung mit Fehlercode und einer kurzen Beschreibung des Grundes. Der Fehler muss korrigiert und die Datei erneut übermittelt werden, wobei Datum und Nummerierung der abgelehnten Rechnung beibehalten werden, der Dateiname jedoch geändert werden muss, wenn die Datei nicht über das Webverfahren des Portals erstellt wurde.

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Was das SdI vor der Annahme der Rechnung prüft

Das Austauschsystem prüft die verpflichtenden Mindestangaben, das Vorhandensein der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Lieferant und Kunde im Steuerregister, das Vorhandensein des Empfängercodes und die Übereinstimmung zwischen Bemessungsgrundlage, Steuersatz und Umsatzsteuer. Ist die Datei digital signiert, prüft es zusätzlich die Gültigkeit des Signaturzertifikats; unabhängig von der Signatur prüft es stets, ob die Datei nicht bereits gesendet wurde (Duplikat), und sendet in jedem Fall eine Bestätigung über Ablehnung, Zustellung oder Nichtzustellung.

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Ablauf von der Korrektur bis zur erneuten Übermittlung

Schritte

1. Rechnung mit einer eigenständigen Software oder über das Verfahren des Portals Fatture e Corrispettivi vorbereiten
2. Datei an das SdI übermitteln und das Ergebnis der automatischen Prüfungen abwarten
3. Im Falle einer Ablehnung Fehlercode und Grund in der Bestätigung lesen, die auf demselben Kanal (PEC, SFTP oder Web Service) übermittelt wurde
4. Fehler korrigieren, dabei Datum und Nummerierung des Originals beibehalten, Dateinamen ändern, falls diese nicht vom Portal erzeugt wurde
5. Korrigierte Datei erneut senden und nach Annahme die konforme Aufbewahrung des Originals starten

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Ein wiederkehrender Fall (hypothetisches Beispiel)

Ein Unternehmen stellt eine Rechnung mit einer Bemessungsgrundlage von 100 Euro und einem Steuersatz von 22 % aus, gibt jedoch versehentlich einen von 22 Euro abweichenden Umsatzsteuerbetrag an: Das SdI erkennt die Unstimmigkeit und lehnt die Datei mit entsprechendem Fehlercode ab. Das Unternehmen korrigiert den Umsatzsteuerbetrag, erstellt die Rechnung erneut mit demselben Datum und derselben Nummer, ändert den Dateinamen (da sie nicht über das Portal erstellt wurde) und sendet sie erneut; nach Annahme bringt es sie in die konforme Aufbewahrung.

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Entscheidungs-Checkliste vor der erneuten Übermittlung

• Fehlercode und Beschreibung der Ablehnung wurden in der im Portal verfügbaren Bestätigung gelesen
• Mindestangaben, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Empfängercode und Übereinstimmung von Bemessungsgrundlage/Steuersatz/Umsatzsteuer wurden geprüft
• Datum und Nummerierung der korrigierten Rechnung stimmen mit denen der abgelehnten Rechnung überein
• Der Dateiname wurde geändert, falls die Rechnung nicht vom Portal erzeugt wurde
• Der Kunde wurde über einen anderen Kanal als das SdI informiert, wenn die Verfügbarkeit der Rechnung im geschützten Bereich für die Abzugsfähigkeit relevant ist

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Was eine Verwaltungssoftware überwachen kann

Ein Unternehmen kann gemeinsam mit seinem Softwarepartner ein Ablehnungsregister mit Fehlercode, Empfangsdatum und für die Korrektur verantwortlicher Person einrichten, um den Ablauf nachprüfbar zu machen. Es lohnt sich auch, eine Rolle für die Freigabe der erneuten Übermittlung zuzuweisen und eine Historie der für jede korrigierte Rechnung verwendeten Dateinamen zu führen, als betriebliche Entscheidung und nicht als vom System vorgeschriebene Anforderung.

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Häufig gestellte Fragen

Die Ablehnungsbestätigung gibt stets den Grund des Fehlers an, durch einen Code und eine kurze Beschreibung, empfangen auf demselben Kanal wie die Übermittlung.

Wird die korrigierte Rechnung nicht über das Webverfahren des Portals erstellt, muss der Dateiname von dem der abgelehnten Rechnung abweichen, wobei Datum und Nummer des Originals beibehalten werden.

Die konforme Aufbewahrung gewährleistet über die Zeit die Lesbarkeit und die Wiederherstellung des Originals der Rechnung, sowohl durch zertifizierte private Anbieter als auch durch den kostenlosen Dienst der Agenzia delle Entrate.

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Nächster Schritt

Prüfen Sie, wie Ihr aktueller Ablauf Fehlercode, Korrekturdatum und Dateinamen für jede abgelehnte Rechnung erfasst: Fehlt eines dieser Elemente, ist dies der Punkt, der vor der nächsten Übermittlung geschlossen werden sollte.