Factura electrónica rechazada: cómo hacer trazable la corrección

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La respuesta breve

La trazabilidad de la corrección nace del acuse de rechazo: si el SdI rechaza la factura, envía un acuse con un código de error y una breve descripción del motivo. Hay que corregir el error y reenviar el archivo manteniendo la misma fecha y numeración de la factura rechazada, pero modificando el nombre del archivo si este no se generó mediante el procedimiento web del portal.

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Qué controla el SdI antes de aceptar la factura

El Sistema de Intercambio verifica los datos mínimos obligatorios, la existencia de los números de IVA del proveedor y del cliente en el Registro Fiscal, la presencia del código destinatario y la coherencia entre base imponible, tipo impositivo e IVA. Si el archivo está firmado digitalmente, también controla la validez del certificado de firma; independientemente de la firma, siempre verifica que el archivo no haya sido enviado ya (duplicado), y en cualquier caso envía un acuse de rechazo, entrega o no entrega.

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Secuencia operativa desde la corrección hasta el reenvío

Pasos

1. Preparar la factura con un software independiente o con el procedimiento del portal Fatture e Corrispettivi
2. Transmitir el archivo al SdI y esperar el resultado de los controles automáticos
3. En caso de rechazo, leer el código de error y el motivo en el acuse transmitido al mismo canal (PEC, SFTP o Web Service)
4. Corregir el error manteniendo la fecha y numeración originales, cambiando el nombre del archivo si no fue generado por el portal
5. Reenviar el archivo corregido y, una vez aceptado, iniciar la conservación conforme del original

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Un caso recurrente (ejemplo hipotético)

Una empresa emite una factura con una base imponible de 100 euros y un tipo del 22 %, pero indica por error un IVA distinto de 22 euros: el SdI detecta la incoherencia y rechaza el archivo con el código de error correspondiente. La empresa corrige el importe del IVA, recompone la factura con la misma fecha y número, cambia el nombre del archivo (al no haberse producido mediante el portal) y la reenvía; una vez aceptada, la lleva a conservación conforme.

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Lista de comprobación antes de reenviar

• Se ha leído el código de error y la descripción del rechazo en el acuse disponible en el portal
• Se han verificado los datos mínimos, los números de IVA, el código destinatario y la coherencia de base imponible/tipo/IVA
• La fecha y numeración de la factura corregida coinciden con las de la factura rechazada
• El nombre del archivo se ha modificado si la factura no se generó por el portal
• Se ha avisado al cliente por un canal distinto del SdI cuando la disponibilidad de la factura en el área reservada sea relevante para la deducibilidad

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Qué puede supervisar un software de gestión

Una empresa puede configurar, junto con su socio de software, un registro de rechazos con código de error, fecha de recepción y responsable de la corrección, para que el ciclo sea verificable. También conviene asignar un rol que apruebe el reenvío y conservar un historial de los nombres de archivo usados para cada factura corregida, como elección operativa y no como requisito impuesto por el sistema.

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Preguntas frecuentes

El acuse de rechazo siempre indica el motivo del error, mediante un código y una breve descripción, recibido en el mismo canal del envío.

Si la factura corregida no se produce mediante el procedimiento web del portal, el nombre del archivo debe ser diferente del rechazado, manteniendo fecha y número originales.

La conservación conforme garantiza en el tiempo la legibilidad y la recuperación del original de la factura, tanto mediante operadores privados certificados como mediante el servicio gratuito de la Agenzia delle Entrate.

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Próximo paso

Verifica cómo tu flujo actual registra el código de error, la fecha de corrección y el nombre del archivo para cada factura rechazada: si falta alguno de estos elementos, es el punto a resolver antes del próximo envío.