Come organizzare una verifica documentale prima di registrare un'operazione IVA

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La risposta diretta

• Verificare autenticità, integrità e leggibilità della fattura prima della registrazione.
• Controllare che esista una pista di controllo affidabile tra fattura e operazione.
• Assicurarsi che la contabilità sia dettagliata a sufficienza per il controllo fiscale.
• Confermare che copie della fattura siano archiviate e recuperabili su richiesta.

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Perché questi controlli contano

La direttiva IVA richiede che autenticità dell'origine, integrità del contenuto e leggibilità di ogni fattura, cartacea o elettronica, siano garantite dall'emissione fino alla fine del periodo di archiviazione; il soggetto passivo stabilisce come assicurarle, anche tramite controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile.

Parallelamente, ogni soggetto passivo deve tenere una contabilità sufficientemente dettagliata da consentire l'applicazione dell'IVA e il suo controllo da parte dell'amministrazione fiscale.

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Il flusso operativo prima della registrazione

Passaggi

1. Raccogliere la fattura e verificarne identità del fornitore o emittente e integrità del contenuto.
2. Collegare la fattura all'operazione sottostante tramite un riferimento documentale verificabile.
3. Controllare che i dati siano coerenti con quanto necessario per la dichiarazione IVA, comprese le operazioni esenti.
4. Confermare che una copia sia archiviata secondo le condizioni scelte dal soggetto passivo, accessibile senza indugio alle autorità.
5. Registrare l'operazione solo dopo il superamento di questi controlli.

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Esempio ipotetico

Esempio ipotetico: un'azienda riceve una fattura elettronica per una fornitura di servizi. Prima di registrarla, l'ufficio contabilità verifica che il documento contenga elementi di autenticità dell'origine, come una firma elettronica avanzata o una trasmissione EDI concordata contrattualmente, e conferma che il contenuto non sia stato alterato prima di archiviarne una copia.

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Checklist di verifica

• Identità del fornitore o dell'emittente della fattura confermata.
• Contenuto della fattura non alterato rispetto all'emissione.
• Pista di controllo tra fattura e operazione documentata.
• Dati sufficienti per determinare imposta esigibile e detrazioni.
• Copia archiviata e recuperabile su richiesta dell'autorità competente.

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Come strutturare il controllo in un sistema software

Un'azienda può scegliere di configurare, insieme a un partner software, un flusso in cui ogni fattura in arrivo attivi automaticamente un controllo su identità dell'emittente, integrità del contenuto e collegamento all'operazione, prima che un ruolo autorizzato possa completare la registrazione contabile.

È utile prevedere che il sistema conservi il riferimento tra fattura, operazione e archiviazione, così da poter mettere a disposizione i documenti senza indugio in caso di richiesta da parte delle autorità competenti.

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Domande frequenti sulla verifica documentale

Chi stabilisce il metodo di verifica dell'autenticità e dell'integrità è il soggetto passivo stesso, che può usare controlli di gestione con pista di controllo affidabile.

Le copie delle fatture emesse e ricevute vanno archiviate, e il luogo di archiviazione può essere scelto dal soggetto passivo purché i documenti siano disponibili su richiesta.

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Prossimo passo

Definite insieme al vostro team contabile e al partner software un flusso di verifica pre-registrazione che copra autenticità, pista di controllo e archiviazione, per ridurre il rischio di operazioni registrate senza documentazione conforme.