Cómo organizar una verificación documental antes de registrar una operación de IVA

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La respuesta directa

• Verificar la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura antes de registrarla.
• Comprobar que existe una pista de auditoría fiable entre la factura y la operación.
• Asegurarse de que la contabilidad sea suficientemente detallada para el control fiscal.
• Confirmar que se archivan copias de la factura y que son recuperables a solicitud.

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Por qué importan estos controles

La directiva de IVA exige que la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de cada factura, en papel o electrónica, se garanticen desde la emisión hasta el final del período de archivo; el sujeto pasivo establece cómo garantizarlas, incluso mediante controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable.

Al mismo tiempo, todo sujeto pasivo debe llevar una contabilidad suficientemente detallada para permitir la aplicación del IVA y su control por parte de la administración fiscal.

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El flujo operativo antes del registro

Pasos

1. Recopilar la factura y verificar la identidad del proveedor o emisor y la integridad del contenido.
2. Vincular la factura con la operación subyacente mediante una referencia documental verificable.
3. Comprobar que los datos son coherentes con lo necesario para la declaración de IVA, incluidas las operaciones exentas.
4. Confirmar que se archiva una copia según las condiciones elegidas por el sujeto pasivo, accesible sin demora a las autoridades.
5. Registrar la operación solo después de superar estos controles.

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Ejemplo hipotético

Ejemplo hipotético: una empresa recibe una factura electrónica por una prestación de servicios. Antes de registrarla, la oficina de contabilidad verifica que el documento contenga elementos de autenticidad del origen, como una firma electrónica avanzada o una transmisión EDI acordada contractualmente, y confirma que el contenido no ha sido alterado antes de archivar una copia.

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Lista de verificación

• Identidad del proveedor o emisor de la factura confirmada.
• Contenido de la factura no alterado respecto a la emisión.
• Pista de auditoría entre factura y operación documentada.
• Datos suficientes para determinar el impuesto adeudado y las deducciones.
• Copia archivada y recuperable a solicitud de la autoridad competente.

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Cómo estructurar el control en un sistema de software

Una empresa puede optar por configurar, junto con un socio de software, un flujo en el que cada factura entrante active automáticamente un control de identidad del emisor, integridad del contenido y vinculación con la operación, antes de que un rol autorizado pueda completar el registro contable.

Es útil que el sistema conserve la referencia entre factura, operación y archivo, para poder poner los documentos a disposición sin demora en caso de solicitud de las autoridades competentes.

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Preguntas frecuentes sobre la verificación documental

Es el sujeto pasivo quien determina el método de verificación de la autenticidad y la integridad, pudiendo usar controles de gestión con una pista de auditoría fiable.

Las copias de las facturas emitidas y recibidas deben archivarse, y el lugar de archivo puede ser elegido por el sujeto pasivo siempre que los documentos estén disponibles a solicitud.

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Siguiente paso

Definan junto con su equipo contable y su socio de software un flujo de verificación previo al registro que cubra autenticidad, pista de auditoría y archivo, para reducir el riesgo de operaciones registradas sin documentación conforme.