Wie man eine Dokumentenprüfung vor der Erfassung eines MwSt-Vorgangs organisiert

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Die direkte Antwort

• Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnung vor der Erfassung prüfen.
• Sicherstellen, dass ein zuverlässiger Prüfpfad zwischen Rechnung und Vorgang besteht.
• Sicherstellen, dass die Buchführung ausreichend detailliert für die Steuerkontrolle ist.
• Bestätigen, dass Kopien der Rechnung archiviert und auf Anfrage abrufbar sind.

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Warum diese Kontrollen wichtig sind

Die Mehrwertsteuerrichtlinie verlangt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit jeder Rechnung, ob Papier- oder elektronische Rechnung, von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden; der Steuerpflichtige legt fest, wie dies sichergestellt wird, auch durch Geschäftskontrollen, die einen zuverlässigen Prüfpfad schaffen.

Gleichzeitig muss jeder Steuerpflichtige eine Buchführung führen, die ausreichend detailliert ist, um die Anwendung der Mehrwertsteuer und ihre Kontrolle durch die Steuerverwaltung zu ermöglichen.

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Der Arbeitsablauf vor der Erfassung

Schritte

1. Die Rechnung sammeln und Identität des Lieferanten oder Ausstellers sowie Unversehrtheit des Inhalts prüfen.
2. Die Rechnung über einen überprüfbaren Dokumentenverweis mit dem zugrunde liegenden Vorgang verknüpfen.
3. Prüfen, dass die Daten mit den Anforderungen für die MwSt-Erklärung übereinstimmen, einschließlich steuerbefreiter Vorgänge.
4. Bestätigen, dass eine Kopie unter den vom Steuerpflichtigen gewählten Bedingungen archiviert wird, unverzüglich zugänglich für die Behörden.
5. Den Vorgang erst nach Bestehen dieser Kontrollen erfassen.

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Hypothetisches Beispiel

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen erhält eine elektronische Rechnung für eine Dienstleistung. Vor der Erfassung prüft die Buchhaltung, dass das Dokument Elemente zur Echtheit der Herkunft enthält, wie eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder eine vertraglich vereinbarte EDI-Übermittlung, und bestätigt, dass der Inhalt vor der Archivierung einer Kopie nicht verändert wurde.

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Prüfliste

• Identität des Lieferanten oder Ausstellers der Rechnung bestätigt.
• Rechnungsinhalt gegenüber der Ausstellung unverändert.
• Prüfpfad zwischen Rechnung und Vorgang dokumentiert.
• Ausreichende Daten zur Bestimmung der geschuldeten Steuer und Abzüge.
• Kopie archiviert und auf Anfrage der zuständigen Behörde abrufbar.

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Wie man die Kontrolle in einem Softwaresystem strukturiert

Ein Unternehmen kann sich entscheiden, gemeinsam mit einem Softwarepartner einen Ablauf einzurichten, bei dem jede eingehende Rechnung automatisch eine Prüfung von Ausstelleridentität, Inhaltsintegrität und Vorgangsverknüpfung auslöst, bevor eine autorisierte Rolle die Buchung abschließen kann.

Es ist sinnvoll, dass das System den Bezug zwischen Rechnung, Vorgang und Archivierung beibehält, damit Dokumente im Falle einer Anfrage der zuständigen Behörden unverzüglich zur Verfügung gestellt werden können.

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Häufig gestellte Fragen zur Dokumentenprüfung

Der Steuerpflichtige selbst legt die Methode zur Überprüfung von Authentizität und Integrität fest, wobei er Geschäftskontrollen mit zuverlässigem Prüfpfad einsetzen kann.

Kopien ausgestellter und erhaltener Rechnungen müssen archiviert werden, und der Aufbewahrungsort kann vom Steuerpflichtigen gewählt werden, solange die Dokumente auf Anfrage verfügbar sind.

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Nächster Schritt

Definieren Sie gemeinsam mit Ihrem Buchhaltungsteam und Softwarepartner einen Prüfablauf vor der Erfassung, der Authentizität, Prüfpfad und Archivierung abdeckt, um das Risiko von ohne konforme Dokumentation erfassten Vorgängen zu verringern.