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La réponse directe
- Vérifier l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité de la facture avant l'enregistrement.
- Contrôler qu'il existe une piste d'audit fiable entre la facture et l'opération.
- S'assurer que la comptabilité est suffisamment détaillée pour le contrôle fiscal.
- Confirmer que des copies de la facture sont archivées et récupérables sur demande.
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Pourquoi ces contrôles comptent
La directive TVA exige que l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de chaque facture, papier ou électronique, soient garanties depuis l'émission jusqu'à la fin de la période d'archivage ; l'assujetti détermine comment les assurer, y compris par des contrôles de gestion créant une piste d'audit fiable.
Parallèlement, chaque assujetti doit tenir une comptabilité suffisamment détaillée pour permettre l'application de la TVA et son contrôle par l'administration fiscale.
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Le flux opérationnel avant l'enregistrement
Étapes
- Collecter la facture et vérifier l'identité du fournisseur ou de l'émetteur ainsi que l'intégrité du contenu.
- Relier la facture à l'opération sous-jacente via une référence documentaire vérifiable.
- Contrôler que les données sont cohérentes avec ce qui est nécessaire pour la déclaration TVA, y compris les opérations exonérées.
- Confirmer qu'une copie est archivée selon les conditions choisies par l'assujetti, accessible sans délai aux autorités.
- Enregistrer l'opération seulement après réussite de ces contrôles.
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Exemple hypothétique
Exemple hypothétique : une entreprise reçoit une facture électronique pour une prestation de services. Avant de l'enregistrer, le service comptable vérifie que le document contient des éléments d'authenticité de l'origine, comme une signature électronique avancée ou une transmission EDI convenue contractuellement, et confirme que le contenu n'a pas été altéré avant d'en archiver une copie.
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Liste de vérification
- Identité du fournisseur ou de l'émetteur de la facture confirmée.
- Contenu de la facture non altéré par rapport à l'émission.
- Piste d'audit entre facture et opération documentée.
- Données suffisantes pour déterminer la taxe due et les déductions.
- Copie archivée et récupérable sur demande de l'autorité compétente.
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Comment structurer le contrôle dans un système logiciel
Une entreprise peut choisir de configurer, avec un partenaire logiciel, un flux dans lequel chaque facture entrante déclenche automatiquement un contrôle de l'identité de l'émetteur, de l'intégrité du contenu et du lien avec l'opération, avant qu'un rôle autorisé puisse finaliser l'enregistrement comptable.
Il est utile de prévoir que le système conserve la référence entre facture, opération et archivage, afin de pouvoir mettre les documents à disposition sans délai en cas de demande des autorités compétentes.
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Questions fréquentes sur la vérification documentaire
C'est l'assujetti qui détermine la méthode de vérification de l'authenticité et de l'intégrité, pouvant utiliser des contrôles de gestion avec une piste d'audit fiable.
Les copies des factures émises et reçues doivent être archivées, et le lieu d'archivage peut être choisi par l'assujetti à condition que les documents soient disponibles sur demande.
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Prochaine étape
Définissez avec votre équipe comptable et votre partenaire logiciel un flux de vérification avant enregistrement couvrant l'authenticité, la piste d'audit et l'archivage, afin de réduire le risque d'opérations enregistrées sans documentation conforme.
FAQ
Questions fréquentes
Qui décide comment garantir l'authenticité et l'intégrité d'une facture ?
C'est l'assujetti qui détermine la méthode, par exemple via des contrôles de gestion créant une piste d'audit fiable entre la facture et l'opération.
Où peut-on archiver les copies des factures ?
L'assujetti peut déterminer le lieu d'archivage, à condition de mettre sans délai les factures et informations à disposition des autorités compétentes sur demande.
Quelles technologies peuvent aider à démontrer l'authenticité et l'intégrité ?
La directive cite comme exemples la signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié et l'échange de données informatisé (EDI) avec des procédures convenues.
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