Come organizzare una verifica documentale prima di registrare un'operazione IVA

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La risposta in breve

Prima di registrare un'operazione, l'impresa deve poter dimostrare che la fattura collegata sia autentica nell'origine, integra nel contenuto e leggibile, dal momento dell'emissione fino al termine del periodo di archiviazione (citation-4). La direttiva richiede inoltre una contabilità sufficientemente dettagliata da consentire l'applicazione dell'IVA e il relativo controllo da parte dell'amministrazione fiscale (citation-3). Una verifica documentale organizzata collega ogni fattura alla cessione di beni o alla prestazione di servizi corrispondente, tramite controlli di gestione che creano una pista di controllo affidabile (citation-4).

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Cosa prevede il quadro normativo

Il soggetto passivo stabilisce autonomamente il modo in cui assicura autenticità dell'origine, integrità del contenuto e leggibilità della fattura, anche attraverso controlli di gestione (citation-4). Chi archivia le fatture per via elettronica può dover garantire con gli stessi mezzi l'autenticità e l'integrità dei dati archiviati, secondo quanto stabilito dallo Stato membro (citation-1).

La dichiarazione IVA deve contenere tutti i dati necessari a determinare l'imposta esigibile, le detrazioni e l'importo delle operazioni imponibili ed esenti (citation-1); una verifica documentale preventiva rende più semplice raccogliere questi dati entro il termine fissato dallo Stato membro per ogni periodo d'imposta (citation-1).

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I passaggi della verifica

Passaggi

1. Verificare che la fattura indichi con chiarezza l'identità del fornitore o del prestatore, secondo il requisito di autenticità dell'origine (citation-4).
2. Controllare che il contenuto richiesto dalla direttiva non risulti alterato rispetto all'operazione sottostante (citation-4).
3. Collegare la fattura alla cessione di beni o alla prestazione di servizi tramite una pista di controllo affidabile (citation-4).
4. Assicurarsi che i dati confluiscano in una contabilità sufficientemente dettagliata per il controllo fiscale (citation-3).
5. Conservare copia della fattura emessa o ricevuta, rispettando l'obbligo di archiviazione (citation-3).

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Un caso ipotetico

Esempio ipotetico: un'azienda riceve una fattura elettronica trasmessa tramite EDI. Prima di registrarla, verifica che l'accordo di trasmissione preveda procedure che garantiscano autenticità dell'origine e integrità dei dati, una delle tecnologie indicate dalla direttiva (citation-2). Se la fattura fa parte di un lotto trasmesso allo stesso destinatario, l'azienda controlla anche che le indicazioni comuni siano accessibili per ogni fattura del lotto, come consentito dalla direttiva (citation-3).

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Checklist prima della registrazione

• Identità del fornitore o prestatore comprovata (autenticità dell'origine) (citation-4).
• Contenuto della fattura non alterato rispetto all'operazione (integrità del contenuto) (citation-4).
• Fattura leggibile dall'emissione fino al termine dell'archiviazione (citation-4).
• Copia archiviata della fattura emessa o ricevuta (citation-3).
• Dati pronti per la dichiarazione IVA entro il termine fissato dallo Stato membro (citation-1).

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Come impostare il controllo con un software gestionale

Un'impresa può scegliere di configurare, insieme al proprio fornitore software, un flusso che registri per ogni fattura l'identità del fornitore, un riferimento univoco alla cessione o prestazione collegata e la data della verifica, così da rendere tracciabile il collegamento richiesto dalla direttiva (citation-4). Può inoltre assegnare un ruolo di revisione distinto da chi registra l'operazione, separando controllo e imputazione contabile, e mantenere un registro delle verifiche a supporto della contabilità dettagliata richiesta (citation-3). Queste sono scelte operative suggerite, non requisiti di legge del software.

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Chiarimenti utili

• La pista di controllo collega la fattura all'operazione sottostante, ma non sostituisce la contabilità dettagliata richiesta separatamente per il controllo fiscale (citation-4, citation-3).
• Il luogo di archiviazione è a scelta del soggetto passivo, purché le fatture o le informazioni archiviate siano disponibili senza indugio alle autorità competenti (citation-3).

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Prossimo passo

Un'impresa può iniziare mappando i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità sulle fatture già in uso, definire chi verifica e chi registra, e poi estendere il processo di verifica documentale ai nuovi flussi di fatturazione elettronica (citation-4, citation-3).