Comment organiser un contrôle documentaire avant l'enregistrement d'une opération TVA

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La réponse en bref

Avant d'enregistrer une opération, l'entreprise doit pouvoir démontrer que la facture correspondante est authentique dans son origine, intègre dans son contenu et lisible, depuis le moment de l'émission jusqu'à la fin de la période d'archivage (citation-4). La directive exige aussi une comptabilité suffisamment détaillée pour permettre l'application de la TVA et son contrôle par l'administration fiscale (citation-3). Un contrôle documentaire organisé relie chaque facture à la livraison de biens ou à la prestation de services correspondante, via des contrôles de gestion qui créent une piste d'audit fiable (citation-4).

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Ce que prévoit le cadre réglementaire

Le redevable détermine lui-même la manière d'assurer l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture, y compris par des contrôles de gestion (citation-4). Celui qui archive les factures par voie électronique peut devoir garantir, par les mêmes moyens, l'authenticité et l'intégrité des données archivées, selon ce que détermine l'État membre (citation-1).

La déclaration de TVA doit contenir toutes les données nécessaires pour déterminer la taxe due, les déductions et le montant des opérations taxables et exonérées (citation-1) ; un contrôle documentaire préalable facilite la collecte de ces données dans le délai fixé par l'État membre pour chaque période d'imposition (citation-1).

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Les étapes du contrôle

Étapes

1. Vérifier que la facture indique clairement l'identité du fournisseur ou du prestataire, conformément à l'exigence d'authenticité de l'origine (citation-4).
2. Contrôler que le contenu requis par la directive n'a pas été modifié par rapport à l'opération sous-jacente (citation-4).
3. Relier la facture à la livraison de biens ou à la prestation de services via une piste d'audit fiable (citation-4).
4. S'assurer que les données alimentent une comptabilité suffisamment détaillée pour le contrôle fiscal (citation-3).
5. Conserver une copie de la facture émise ou reçue, conformément à l'obligation d'archivage (citation-3).

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Un cas hypothétique

Exemple hypothétique : une entreprise reçoit une facture électronique transmise par EDI. Avant de l'enregistrer, elle vérifie que l'accord de transmission prévoit des procédures garantissant l'authenticité de l'origine et l'intégrité des données, l'une des technologies indiquées par la directive (citation-2). Si la facture fait partie d'un lot transmis au même destinataire, l'entreprise vérifie également que les informations communes sont accessibles pour chaque facture du lot, comme le permet la directive (citation-3).

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Liste de contrôle avant l'enregistrement

• Identité du fournisseur ou du prestataire vérifiée (authenticité de l'origine) (citation-4).
• Contenu de la facture non modifié par rapport à l'opération (intégrité du contenu) (citation-4).
• Facture lisible depuis l'émission jusqu'à la fin de l'archivage (citation-4).
• Copie archivée de la facture émise ou reçue (citation-3).
• Données prêtes pour la déclaration de TVA dans le délai fixé par l'État membre (citation-1).

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Mettre en place le contrôle avec un logiciel de gestion

Une entreprise peut choisir de configurer, avec son fournisseur de logiciel, un flux qui enregistre pour chaque facture l'identité du fournisseur, une référence unique à la livraison ou prestation correspondante et la date du contrôle, afin de rendre traçable le lien exigé par la directive (citation-4). Elle peut aussi attribuer un rôle de vérification distinct de celui qui enregistre l'opération, en séparant contrôle et imputation comptable, et tenir un registre des contrôles à l'appui de la comptabilité détaillée requise (citation-3). Ce sont des choix opérationnels suggérés, pas des exigences légales du logiciel.

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Précisions utiles

• La piste d'audit relie la facture à l'opération sous-jacente, mais ne remplace pas la comptabilité détaillée exigée séparément pour le contrôle fiscal (citation-4, citation-3).
• Le lieu d'archivage est choisi librement par le redevable, à condition que les factures ou informations archivées soient mises sans délai à la disposition des autorités compétentes (citation-3).

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Prochaine étape

Une entreprise peut commencer par cartographier les exigences d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité sur les factures déjà utilisées, définir qui vérifie et qui enregistre, puis étendre le processus de contrôle documentaire aux nouveaux flux de facturation électronique (citation-4, citation-3).