Wie man eine Belegprüfung vor der Erfassung eines Umsatzes organisiert

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Die kurze Antwort

Vor der Erfassung eines Umsatzes muss ein Unternehmen nachweisen können, dass die zugehörige Rechnung im Ursprung echt, im Inhalt unversehrt und lesbar ist, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist (citation-4). Die Richtlinie verlangt zudem eine ausreichend detaillierte Buchführung, die die Anwendung der Mehrwertsteuer und ihre Kontrolle durch die Finanzverwaltung ermöglicht (citation-3). Eine organisierte Belegprüfung verknüpft jede Rechnung mit der entsprechenden Lieferung von Gegenständen oder Erbringung von Dienstleistungen mittels betrieblicher Kontrollen, die einen verlässlichen Prüfpfad schaffen (citation-4).

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Was der rechtliche Rahmen vorsieht

Der Steuerpflichtige legt selbst fest, wie die Echtheit des Ursprungs, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden, auch durch betriebliche Kontrollen (citation-4). Wer Rechnungen elektronisch aufbewahrt, muss unter Umständen mit denselben Mitteln die Echtheit und Unversehrtheit der gespeicherten Daten gewährleisten, wie vom Mitgliedstaat festgelegt (citation-1).

Die Mehrwertsteuererklärung muss alle Angaben enthalten, die zur Feststellung der geschuldeten Steuer, der Vorsteuerabzüge und des Betrags der steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätze notwendig sind (citation-1); eine vorherige Belegprüfung erleichtert es, diese Daten innerhalb der vom Mitgliedstaat für jeden Steuerzeitraum festgelegten Frist zusammenzustellen (citation-1).

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Die Schritte der Prüfung

Schritte

1. Prüfen, dass die Rechnung die Identität des Lieferers oder Dienstleistungserbringers klar erkennen lässt, gemäß der Anforderung an die Echtheit des Ursprungs (citation-4).
2. Kontrollieren, dass der von der Richtlinie geforderte Inhalt im Vergleich zum zugrunde liegenden Umsatz nicht verändert wurde (citation-4).
3. Die Rechnung mit der Lieferung von Gegenständen oder der Erbringung von Dienstleistungen über einen verlässlichen Prüfpfad verknüpfen (citation-4).
4. Sicherstellen, dass die Daten in eine für die steuerliche Kontrolle ausreichend detaillierte Buchführung einfließen (citation-3).
5. Eine Kopie der ausgestellten oder erhaltenen Rechnung aufbewahren, gemäß der Aufbewahrungspflicht (citation-3).

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Ein hypothetischer Fall

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen erhält eine per EDI übermittelte elektronische Rechnung. Vor der Erfassung prüft es, dass die Übermittlungsvereinbarung Verfahren vorsieht, die die Echtheit des Ursprungs und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten – eine der von der Richtlinie genannten Technologien (citation-2). Gehört die Rechnung zu einer an denselben Empfänger übermittelten Sammelrechnung, prüft das Unternehmen zudem, dass die gemeinsamen Angaben für jede Rechnung der Sammelrechnung zugänglich sind, wie von der Richtlinie zugelassen (citation-3).

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Checkliste vor der Erfassung

• Identität des Lieferers oder Dienstleistungserbringers nachgewiesen (Echtheit des Ursprungs) (citation-4).
• Rechnungsinhalt gegenüber dem Umsatz unverändert (Unversehrtheit des Inhalts) (citation-4).
• Rechnung von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrung lesbar (citation-4).
• Aufbewahrte Kopie der ausgestellten oder erhaltenen Rechnung (citation-3).
• Daten für die Mehrwertsteuererklärung innerhalb der vom Mitgliedstaat festgelegten Frist bereit (citation-1).

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Die Prüfung mit einer Buchhaltungssoftware einrichten

Ein Unternehmen kann gemeinsam mit seinem Softwareanbieter einen Ablauf einrichten, der für jede Rechnung die Identität des Lieferers, eine eindeutige Referenz zur zugehörigen Lieferung oder Dienstleistung und das Datum der Prüfung erfasst, um die von der Richtlinie geforderte Verknüpfung nachvollziehbar zu machen (citation-4). Es kann außerdem eine Prüfungsfunktion einrichten, die von der Person getrennt ist, die den Umsatz erfasst, um Kontrolle und Buchung zu trennen, und ein Prüfprotokoll führen, das die geforderte detaillierte Buchführung unterstützt (citation-3). Dies sind vorgeschlagene betriebliche Maßnahmen, keine gesetzlichen Softwareanforderungen.

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Nützliche Klarstellungen

• Der Prüfpfad verknüpft die Rechnung mit dem zugrunde liegenden Umsatz, ersetzt aber nicht die gesondert erforderliche detaillierte Buchführung für die steuerliche Kontrolle (citation-4, citation-3).
• Der Ort der Aufbewahrung wird vom Steuerpflichtigen frei gewählt, sofern die aufbewahrten Rechnungen oder Informationen den zuständigen Behörden unverzüglich zur Verfügung gestellt werden (citation-3).

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Nächster Schritt

Ein Unternehmen kann damit beginnen, die Anforderungen an Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit auf die bereits genutzten Rechnungen anzuwenden, festzulegen, wer prüft und wer erfasst, und den Belegprüfungsprozess anschließend auf neue E-Rechnungsabläufe auszuweiten (citation-4, citation-3).