Cómo organizar una verificación documental antes de registrar una operación de IVA

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La respuesta breve

Antes de registrar una operación, la empresa debe poder demostrar que la factura relacionada es auténtica en su origen, íntegra en su contenido y legible, desde el momento de su emisión hasta el final del período de conservación (citation-4). La directiva también exige una contabilidad suficientemente detallada que permita la aplicación del IVA y su control por parte de la administración fiscal (citation-3). Una verificación documental organizada vincula cada factura con la entrega de bienes o prestación de servicios correspondiente, mediante controles de gestión que crean una pista de auditoría fiable (citation-4).

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Qué establece el marco normativo

El sujeto pasivo determina por sí mismo el modo de garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura, incluso mediante controles de gestión (citation-4). Quien conserve las facturas por vía electrónica puede necesitar garantizar, con los mismos medios, la autenticidad e integridad de los datos archivados, según lo determine el Estado miembro (citation-1).

La declaración de IVA debe contener todos los datos necesarios para determinar el impuesto exigible, las deducciones y el importe de las operaciones sujetas y exentas (citation-1); una verificación documental previa facilita la recopilación de estos datos dentro del plazo fijado por el Estado miembro para cada período impositivo (citation-1).

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Los pasos de la verificación

Pasos

1. Comprobar que la factura indica con claridad la identidad del proveedor o prestador, conforme al requisito de autenticidad del origen (citation-4).
2. Verificar que el contenido exigido por la directiva no ha sido alterado respecto a la operación subyacente (citation-4).
3. Vincular la factura con la entrega de bienes o prestación de servicios mediante una pista de auditoría fiable (citation-4).
4. Asegurarse de que los datos alimenten una contabilidad suficientemente detallada para el control fiscal (citation-3).
5. Conservar una copia de la factura emitida o recibida, conforme a la obligación de archivo (citation-3).

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Un caso hipotético

Ejemplo hipotético: una empresa recibe una factura electrónica transmitida por EDI. Antes de registrarla, comprueba que el acuerdo de transmisión prevea procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos, una de las tecnologías indicadas por la directiva (citation-2). Si la factura forma parte de un lote transmitido al mismo destinatario, la empresa también comprueba que la información común sea accesible para cada factura del lote, como permite la directiva (citation-3).

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Lista de verificación antes del registro

• Identidad del proveedor o prestador comprobada (autenticidad del origen) (citation-4).
• Contenido de la factura sin alterar respecto a la operación (integridad del contenido) (citation-4).
• Factura legible desde la emisión hasta el final del archivo (citation-4).
• Copia archivada de la factura emitida o recibida (citation-3).
• Datos listos para la declaración de IVA dentro del plazo fijado por el Estado miembro (citation-1).

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Configurar el control con un software de gestión

Una empresa puede optar por configurar, junto con su proveedor de software, un flujo que registre para cada factura la identidad del proveedor, una referencia única a la entrega o prestación correspondiente y la fecha de la verificación, para hacer trazable el vínculo exigido por la directiva (citation-4). También puede asignar un rol de revisión distinto de quien registra la operación, separando control e imputación contable, y mantener un registro de verificaciones que respalde la contabilidad detallada requerida (citation-3). Estas son opciones operativas sugeridas, no requisitos legales del software.

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Aclaraciones útiles

• La pista de auditoría vincula la factura con la operación subyacente, pero no sustituye la contabilidad detallada exigida por separado para el control fiscal (citation-4, citation-3).
• El lugar de archivo lo elige libremente el sujeto pasivo, siempre que las facturas o la información archivada estén disponibles sin demora para las autoridades competentes (citation-3).

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Siguiente paso

Una empresa puede comenzar por identificar los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad en las facturas ya utilizadas, definir quién verifica y quién registra, y luego extender el proceso de verificación documental a los nuevos flujos de facturación electrónica (citation-4, citation-3).