Con l'importazione automatica delle fatture elettroniche ricevute, i team di contabilità fornitori possono lasciare che Nebulas ERP registri da sola le fatture come documenti, generi le scadenze di pagamento quando queste non sono indicate in fattura, assegni un titolo descrittivo generato dall'intelligenza artificiale e inoltri un report via email a chi deve controllare gli import; quando gli importi delle scadenze non coincidono con il totale fattura, il documento viene messo in sospeso per una verifica manuale invece di essere importato con dati sbagliati, e la nuova assegnazione massiva di centro di costo/ricavo e cliente/fornitore su tutte le righe di una fattura permette di completare la classificazione contabile in pochi clic anziché riga per riga.
Fatture elettroniche ricevute: dall'arrivo alla registrazione, senza passaggi manuali
Quando una fattura elettronica di un fornitore arriva, non è più necessario aprirla e trascriverla a mano nel sistema documentale: il processo di auto-importazione la registra come documento, cercando di ricostruire tutte le informazioni utili per la contabilità. Se la fattura non contiene le scadenze di pagamento, Nebulas ERP le genera comunque a partire dalle condizioni di pagamento predefinite associate al fornitore, così l'operatore non deve inserirle a mano. Per rendere più leggibile l'elenco documenti, un titolo sintetico generato dall'intelligenza artificiale descrive il contenuto della fattura al posto del solito numero di protocollo. Chi coordina il processo può indicare uno o più indirizzi email, separati da virgola, per ricevere un report delle fatture importate automaticamente nel periodo, oppure lasciare il campo vuoto per non riceverlo affatto.
- Le fatture elettroniche ricevute dai fornitori vengono registrate automaticamente come documenti, senza inserimento manuale.
- Se la fattura non riporta le scadenze di pagamento, il sistema le genera dalle condizioni di pagamento predefinite del fornitore.
- Un titolo del documento generato dall'intelligenza artificiale descrive brevemente il contenuto della fattura al momento dell'importazione.
- È possibile impostare uno o più destinatari email, separati da virgola, per ricevere un report delle fatture importate automaticamente, oppure disattivarlo lasciando il campo vuoto.
- Con i nuovi comandi applica/annulla è possibile assegnare in blocco il centro di costo/ricavo o il cliente/fornitore a tutte le righe di una fattura in un'unica operazione.
Pagamenti che non tornano? La fattura resta in sospeso, non entra sbagliata
Non tutte le fatture sono uguali: a volte le scadenze indicate non coprono l'intero importo, o la somma delle rate non coincide con il totale documento. In questi casi Nebulas ERP non forza l'importazione: la fattura viene lasciata in sospeso e segnalata per una verifica manuale, evitando che dati di pagamento incoerenti finiscano in contabilità senza controllo. Questo comportamento tutela chi gestisce la tesoreria e chi verifica le scadenze, perché l'automazione lavora sui casi standard e lascia all'operatore i casi che richiedono davvero attenzione.
- Se le scadenze di pagamento non coincidono con il totale della fattura, il documento non viene importato automaticamente ma resta in sospeso.
- Le fatture in sospeso vengono segnalate per la verifica manuale, così eventuali anomalie sui pagamenti non passano inosservate.
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Cosa cambia per voi
Chi riceve fatture elettroniche ogni giorno non deve più aprirle una per una per registrarle: l'importazione automatica se ne occupa, comprese le scadenze di pagamento quando la fattura non le riporta esplicitamente.
La classificazione contabile diventa più rapida grazie all'assegnazione massiva di centro di costo/ricavo e cliente/fornitore su tutte le righe fattura, e i titoli generati dall'AI rendono l'elenco documenti più facile da consultare a colpo d'occhio.
Chi supervisiona il processo mantiene il controllo: un report email periodico mostra cosa è stato importato, e le fatture con pagamenti incoerenti restano visibili come casi da verificare, non vengono nascoste dentro dati sbagliati.
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Perché conta
Il tempo risparmiato sull'inserimento manuale delle fatture ricevute si traduce in cicli di contabilità fornitori più veloci e in meno errori di trascrizione, proprio nei periodi in cui il volume di fatture è più alto.
Il controllo automatico sulle scadenze di pagamento aggiunge una rete di sicurezza concreta: i dati che non si conciliano non entrano mai in contabilità senza che qualcuno li guardi prima, riducendo il rischio di pagamenti con importi errati.