Teams in der Kreditorenbuchhaltung, die italienische elektronische Rechnungen (FatturaElettronica) bearbeiten, können Nebulas ERP nun eingehende Lieferantenrechnungen automatisch als Dokumente registrieren lassen, fehlende Zahlungsraten aus den Standardzahlungsbedingungen des Lieferanten erzeugen lassen, jedem importierten Dokument einen kurzen, KI-generierten Titel geben lassen und einen Zusammenfassungsbericht per E-Mail an die zuständige Person senden lassen; stimmen die Zahlungsraten nicht mit dem Rechnungsgesamtbetrag überein, wird die Rechnung nicht automatisch importiert, sondern zur manuellen Prüfung zurückgestellt, und eine neue Sammelfunktion zum Anwenden/Verwerfen erlaubt es, Kosten-/Erlösstelle oder Kunde/Lieferant für alle Zeilen einer Rechnung in einem Schritt zuzuweisen statt zeilenweise.

Vom Posteingang ins Hauptbuch: eingehende E-Rechnungen registrieren sich selbst

Trifft die elektronische Rechnung eines Lieferanten ein, muss sie nicht mehr geöffnet und von Hand in das Dokumentensystem übertragen werden. Der Auto-Import-Prozess registriert sie als Dokument und rekonstruiert die für die Buchhaltung relevanten Angaben. Enthält die Rechnung selbst keine Zahlungsraten, erstellt Nebulas ERP diese aus den Standardzahlungsbedingungen des Lieferanten, sodass niemand sie manuell nachtragen muss. Damit die Dokumentenliste übersichtlich bleibt, ersetzt eine kurze, KI-generierte Beschreibung als Dokumenttitel die bloße Rechnungsnummer. Wer den Prozess überwacht, kann eine oder mehrere durch Komma getrennte E-Mail-Adressen hinterlegen, um einen Bericht der automatisch importierten Rechnungen des Zeitraums zu erhalten – oder das Feld leer lassen, um den Bericht zu deaktivieren.

  • Eingehende elektronische Lieferantenrechnungen werden automatisch als Dokumente registriert, ohne manuelle Dateneingabe.
  • Fehlen Zahlungsraten in der Rechnung, erzeugt das System sie aus den Standardzahlungsbedingungen des Lieferanten.
  • Ein KI-generierter Dokumenttitel beschreibt beim Import kurz den Inhalt jeder Rechnung.
  • Ein oder mehrere durch Komma getrennte E-Mail-Empfänger können für einen Bericht zu automatisch importierten Rechnungen festgelegt oder leer gelassen werden, um ihn zu deaktivieren.
  • Neue Anwenden/Verwerfen-Funktionen erlauben es, Kosten-/Erlösstelle oder Kunde/Lieferant für alle Zeilen einer Rechnung in einem Schritt zuzuweisen.

Zahlungen passen nicht zusammen? Die Rechnung wartet, statt durchzurutschen

Nicht jede Rechnung ist eindeutig: Manchmal decken die angegebenen Raten nicht den vollen Betrag, oder die Summe stimmt schlicht nicht mit dem Rechnungsgesamtbetrag überein. In solchen Fällen erzwingt Nebulas ERP den Import nicht. Die Rechnung bleibt zur manuellen Prüfung zurückgestellt, sodass unstimmige Zahlungsdaten nie unbemerkt in die Buchhaltung gelangen. So bearbeitet die Automatisierung die Routinefälle, während sich die Finanzabteilung auf die Fälle konzentrieren kann, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.

  • Rechnungen, deren Zahlungsraten nicht mit dem Gesamtbetrag übereinstimmen, werden nicht automatisch importiert, sondern zurückgestellt.
  • Zurückgestellte Rechnungen werden zur manuellen Prüfung markiert, damit Zahlungsunstimmigkeiten erkannt werden, bevor sie Folgefehler verursachen.

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Was sich für Sie ändert

Wer eingehende elektronische Rechnungen bearbeitet, muss sie nicht mehr einzeln öffnen und manuell registrieren: Der Auto-Import übernimmt das, einschließlich der Erstellung von Zahlungsplänen, wenn diese in der Rechnung fehlen.

Die Zuordnung zu Kosten-/Erlösstelle oder Kunde/Lieferant geht dank der Sammelzuweisung über alle Zeilen schneller, und KI-generierte Titel machen die Dokumentenliste deutlich übersichtlicher als eine Reihe reiner Rechnungsnummern.

Wer den Prozess überwacht, behält die Kontrolle: Ein regelmäßiger E-Mail-Bericht zeigt, was importiert wurde, und Rechnungen mit unstimmigen Zahlungsdaten bleiben sichtbar als zu prüfender Fall, statt unbemerkt in die Buchhaltung einzufließen.

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Warum das wichtig ist

Die eingesparte Zeit bei der manuellen Erfassung eingehender Rechnungen bedeutet schnellere Kreditorenbuchhaltungszyklen und weniger Übertragungsfehler, besonders in Phasen mit hohem Rechnungsaufkommen.

Die automatische Prüfung der Zahlungsraten wirkt als echtes Sicherheitsnetz: Zahlen, die nicht zusammenpassen, gelangen niemals unbemerkt in die Buchhaltung, was das Risiko von Zahlungen mit falschen Beträgen senkt.