Les équipes en charge des comptes fournisseurs qui traitent des factures électroniques italiennes (FatturaElettronica) peuvent désormais laisser Nebulas ERP enregistrer automatiquement les factures fournisseurs reçues comme documents, générer les échéances de paiement à partir des conditions de paiement par défaut du fournisseur lorsqu'elles ne sont pas précisées sur la facture, attribuer un titre court généré par intelligence artificielle à chaque document importé, et envoyer un rapport récapitulatif par e-mail à la personne chargée du suivi; lorsque les échéances de paiement ne correspondent pas au montant total de la facture, celle-ci n'est pas importée automatiquement mais mise en attente pour une vérification manuelle, et une nouvelle fonction d'application/annulation en masse permet d'attribuer un centre de coût/revenu ou un client/fournisseur à toutes les lignes d'une facture en une seule action plutôt que ligne par ligne.

De la réception à la comptabilisation : les factures électroniques reçues s'enregistrent seules

Lorsqu'une facture électronique d'un fournisseur arrive, il n'est plus nécessaire de l'ouvrir et de la retranscrire manuellement dans le système documentaire : le processus d'import automatique l'enregistre comme document en reconstituant les informations utiles à la comptabilité. Si la facture ne précise pas d'échéances de paiement, Nebulas ERP les génère à partir des conditions de paiement par défaut associées au fournisseur, sans intervention manuelle. Pour rendre la liste des documents plus lisible, une description courte générée par intelligence artificielle devient le titre du document, à la place d'un simple numéro de facture. La personne qui supervise le processus peut indiquer une ou plusieurs adresses e-mail, séparées par des virgules, pour recevoir un rapport des factures importées automatiquement sur la période, ou laisser le champ vide pour désactiver ce rapport.

  • Les factures électroniques fournisseurs reçues sont enregistrées automatiquement comme documents, sans saisie manuelle.
  • Lorsqu'une facture ne comporte pas d'échéances de paiement, le système les génère à partir des conditions de paiement par défaut du fournisseur.
  • Un titre de document généré par intelligence artificielle décrit brièvement le contenu de chaque facture au moment de l'import.
  • Un ou plusieurs destinataires e-mail séparés par des virgules peuvent être définis pour recevoir un rapport des factures importées automatiquement, ou laissés vides pour le désactiver.
  • De nouvelles commandes d'application/annulation permettent d'attribuer en une seule action un centre de coût/revenu ou un client/fournisseur à toutes les lignes d'une facture.

Des paiements qui ne correspondent pas ? La facture attend, elle ne passe pas en force

Toutes les factures ne sont pas simples : parfois les échéances indiquées ne couvrent pas le montant total, ou leur somme ne correspond simplement pas au total de la facture. Dans ces cas, Nebulas ERP ne force pas l'import. La facture reste en attente et est signalée pour une vérification manuelle, afin que des données de paiement incohérentes n'entrent jamais silencieusement dans la comptabilité. Ce fonctionnement laisse l'automatisation gérer les cas courants et concentre l'attention des équipes financières sur ceux qui en ont réellement besoin.

  • Les factures dont les échéances de paiement ne correspondent pas au total ne sont pas importées automatiquement ; elles restent en attente.
  • Les factures en attente sont signalées pour vérification manuelle, afin de détecter les incohérences de paiement avant qu'elles ne causent des erreurs en aval.

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Ce qui change pour vous

Toute personne traitant des factures électroniques reçues n'a plus besoin d'ouvrir chacune d'entre elles pour l'enregistrer manuellement : l'import automatique s'en charge, y compris pour générer les échéances de paiement lorsque la facture ne les précise pas.

L'affectation à un centre de coût/revenu ou à un client/fournisseur devient aussi plus rapide grâce à l'attribution en masse sur toutes les lignes, tandis que les titres générés par IA rendent la liste des documents bien plus facile à parcourir qu'une suite de numéros de facture.

La personne qui supervise le processus garde le contrôle : un rapport e-mail périodique montre ce qui a été importé, et toute facture avec des données de paiement incohérentes reste visible comme un cas à vérifier, sans disparaître dans la comptabilité.

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Pourquoi c'est important

Le temps gagné sur la saisie manuelle des factures reçues se traduit par des cycles de comptes fournisseurs plus rapides et moins d'erreurs de transcription, en particulier pendant les périodes de forte volumétrie.

Le contrôle automatique des échéances de paiement agit comme un véritable filet de sécurité : les montants incohérents n'entrent jamais dans la comptabilité sans être remarqués, réduisant le risque de paiements enregistrés avec des montants erronés.