Chi gestisce contratti, abbonamenti o documenti ricorrenti può ora smettere di controllare manualmente ogni scadenza: una nuova schermata di configurazione permette di attivare il rinnovo automatico dei documenti contrassegnati come 'Automatico' non appena arriva la data prevista, con un processo giornaliero che gira da solo, un limite al numero di documenti trattati per esecuzione, un orario di avvio a scelta, una modalità di simulazione per verificare cosa verrebbe rinnovato senza generare nulla, un report interno opzionale per chi supervisiona il processo e l'invio automatico dei documenti rinnovati ai clienti tramite un modello email personalizzabile: il risultato è meno lavoro amministrativo ripetitivo e clienti che ricevono sempre puntualmente ciò che serve loro.

Rinnovo automatico dei documenti in scadenza

Da oggi non è più necessario ricordarsi manualmente quali contratti, fatture o documenti ricorrenti stanno per scadere. Una nuova schermata di configurazione consente di attivare il rinnovo automatico per tutti i documenti impostati con tipo di rinnovo 'Automatico' che hanno raggiunto la data prevista: il processo viene eseguito una volta al giorno, senza bisogno di intervento manuale. Prima di affidarsi al pilota automatico, è possibile provare tutto in modalità simulazione: il sistema registra cosa verrebbe rinnovato e a chi verrebbe inviato, senza creare documenti né spedire email, così si può verificare la configurazione in totale sicurezza. Una volta attivo, il processo può essere limitato a un numero massimo di documenti per esecuzione e avviato a un orario scelto, per adattarsi ai ritmi dell'azienda. Chi supervisiona può ricevere un report interno di ogni esecuzione all'indirizzo email indicato (oppure non riceverlo, se il campo viene lasciato vuoto), mentre i clienti ricevono automaticamente, una email a testa per ogni esecuzione, i documenti appena rinnovati come allegati, con un modello di email personalizzabile.

  • Attiva il rinnovo automatico giornaliero per i documenti con tipo 'Automatico' che hanno raggiunto la data di rinnovo, senza dover intervenire manualmente ogni volta
  • Limita il numero massimo di documenti elaborati per ogni esecuzione e scegli l'orario di avvio più comodo per la tua attività
  • Testa la configurazione in modalità simulazione: vedi cosa verrebbe rinnovato e inviato senza creare nulla realmente
  • Ricevi un report interno di ogni esecuzione agli indirizzi email che scegli, oppure disattivalo lasciando il campo vuoto
  • I clienti ricevono automaticamente i documenti rinnovati come allegati via email, con un modello personalizzabile e una sola email a esecuzione

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Cosa cambia per te

Se gestisci contratti o documenti che si rinnovano periodicamente, non devi più tenere traccia manualmente delle scadenze o creare a mano ogni nuovo documento: il sistema se ne occupa da solo, una volta al giorno, seguendo le regole che imposti.

Puoi mantenere il controllo decidendo quanti documenti elaborare per volta e a che ora far partire il processo, e puoi provare tutto in modalità simulazione prima di lasciare che avvenga per davvero, così eviti sorprese.

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Perché è importante

Il tempo che il tuo team dedicava a controllare scadenze e inviare documenti manualmente si riduce sensibilmente, e i clienti ricevono i documenti rinnovati puntualmente, senza ritardi dovuti a dimenticanze o carichi di lavoro.

Avere un report interno di ogni esecuzione ti permette di supervisionare il processo senza doverlo controllare passo per passo, mantenendo la fiducia in un'attività che ora corre in autonomia.