Wer wiederkehrende Verträge, Rechnungen oder andere periodische Dokumente verwaltet, muss Fristen nicht mehr manuell im Blick behalten: Eine neue Konfigurationsseite erlaubt es Administratoren, die automatische Verlängerung für Dokumente mit Verlängerungstyp 'Automatisch' zu aktivieren, sobald das Verlängerungsdatum erreicht ist – der Vorgang läuft täglich selbstständig, lässt sich auf eine maximale Anzahl Dokumente pro Durchlauf begrenzen, zu einer gewählten Startzeit ausführen, im Simulationsmodus risikofrei vorab prüfen, optional per internem Bericht an Verantwortliche zusammenfassen und schickt verlängerte Dokumente automatisch per E-Mail mit einer anpassbaren Vorlage an Kunden – das Ergebnis ist deutlich weniger wiederkehrender Verwaltungsaufwand und Kunden, die zuverlässig und pünktlich das erhalten, was sie brauchen.
Automatische Verlängerung ablaufender Dokumente
Es ist nicht länger nötig, manuell zu verfolgen, welche Verträge, Rechnungen oder wiederkehrenden Dokumente demnächst ablaufen. Eine neue Konfigurationsseite ermöglicht es, die automatische Verlängerung für Dokumente mit dem Verlängerungstyp 'Automatisch' einzuschalten, sobald deren Verlängerungsdatum erreicht ist – der Vorgang läuft einmal täglich, ohne dass jemand eingreifen muss. Bevor man sich vollständig darauf verlässt, lässt sich alles zunächst im Simulationsmodus testen: Das System protokolliert, was verlängert und an wen versendet würde, ohne tatsächlich Dokumente zu erstellen oder E-Mails zu senden – so lässt sich die Konfiguration risikofrei prüfen. Im laufenden Betrieb kann der Vorgang auf eine maximale Anzahl Dokumente pro Durchlauf begrenzt und zu einer gewünschten Startzeit ausgeführt werden, passend zum eigenen Tagesablauf. Wer den Prozess überwacht, kann einen internen Bericht jedes Durchlaufs an gewählte E-Mail-Adressen erhalten (oder ihn ganz weglassen, wenn das Feld leer bleibt), während Kunden ihre frisch verlängerten Dokumente automatisch als E-Mail-Anhang erhalten – eine E-Mail pro Kunde und Durchlauf – mit einer selbst gestaltbaren E-Mail-Vorlage.
- Tägliche automatische Verlängerung für Dokumente mit Typ 'Automatisch' aktivieren, sobald das Verlängerungsdatum erreicht ist – ganz ohne manuellen Schritt
- Maximale Anzahl der pro Durchlauf verarbeiteten Dokumente begrenzen und eine passende Startzeit wählen
- Die Konfiguration im Simulationsmodus risikofrei testen und sehen, was verlängert und versendet würde, ohne dass etwas real erstellt wird
- Einen internen Bericht jedes Durchlaufs an gewählte Adressen erhalten oder durch ein leeres Feld ganz weglassen
- Kunden erhalten ihre verlängerten Dokumente automatisch als E-Mail-Anhang mit einer anpassbaren Vorlage, eine E-Mail pro Kunde und Durchlauf
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Was sich für Sie ändert
Wenn Sie Verträge oder periodisch ablaufende Dokumente verwalten, müssen Sie Fristen nicht mehr manuell nachhalten oder jedes neue Dokument einzeln erstellen – das System übernimmt dies täglich nach den von Ihnen festgelegten Regeln.
Sie behalten die Kontrolle, indem Sie festlegen, wie viele Dokumente pro Durchlauf verarbeitet werden und wann der Vorgang startet, und Sie können alles zunächst im Simulationsmodus ausprobieren, bevor Sie es wirklich scharf schalten – ohne Überraschungen.
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Warum das wichtig ist
Die Zeit, die Ihr Team bisher mit der Kontrolle von Fristen und dem manuellen Versand von Dokumenten verbracht hat, verringert sich deutlich, und Kunden erhalten ihre verlängerten Dokumente pünktlich, ohne Verzögerungen durch Übersehen oder Arbeitsspitzen.
Ein interner Bericht zu jedem Durchlauf erlaubt es Ihnen, den Prozess zu überwachen, ohne ihn Schritt für Schritt kontrollieren zu müssen – das schafft Vertrauen in einen Ablauf, der nun eigenständig funktioniert.