Toute personne qui gère des contrats, factures ou documents récurrents peut désormais arrêter de surveiller manuellement les échéances : un nouvel écran de configuration permet aux administrateurs d'activer le renouvellement automatique des documents marqués 'Automatique' dès que leur date de renouvellement arrive, avec un traitement quotidien qui s'exécute seul, une limite sur le nombre de documents traités par exécution, une heure de démarrage choisie, un mode simulation pour vérifier sans risque ce qui serait renouvelé, un rapport interne facultatif pour les responsables du suivi, et l'envoi automatique des documents renouvelés aux clients par email grâce à un modèle personnalisable — le résultat : beaucoup moins de tâches administratives répétitives et des clients qui reçoivent ce dont ils ont besoin, à temps, de façon fiable.

Renouvellement automatique des documents à échéance

Il n'est plus nécessaire de suivre manuellement quels contrats, factures ou documents récurrents arrivent à échéance. Un nouvel écran de configuration permet d'activer le renouvellement automatique pour tout document dont le type de renouvellement est 'Automatique' dès que sa date de renouvellement est atteinte, avec une exécution quotidienne, sans intervention manuelle. Avant de s'y fier pleinement, il est possible de tout tester en mode simulation : le système enregistre ce qui serait renouvelé et à qui cela serait envoyé, sans créer réellement de documents ni envoyer d'emails, permettant de vérifier la configuration en toute sécurité. Une fois activé, le traitement peut être limité à un nombre maximal de documents par exécution et démarré à une heure choisie, pour s'adapter au rythme de votre activité. Les responsables du suivi peuvent recevoir un rapport interne de chaque exécution aux adresses email indiquées (ou ne rien recevoir si le champ est laissé vide), tandis que les clients reçoivent automatiquement leurs documents nouvellement renouvelés en pièce jointe par email — un email par client et par exécution — avec un modèle personnalisable.

  • Activez le renouvellement automatique quotidien pour les documents marqués 'Automatique' dès que leur date de renouvellement arrive, sans aucune intervention manuelle
  • Limitez le nombre maximal de documents traités par exécution et choisissez l'heure de démarrage qui convient à votre activité
  • Testez la configuration sans risque en mode simulation, en voyant ce qui serait renouvelé et envoyé sans rien créer réellement
  • Recevez un rapport interne de chaque exécution aux adresses de votre choix, ou ignorez-le en laissant le champ vide
  • Les clients reçoivent automatiquement leurs documents renouvelés en pièce jointe par email, avec un modèle personnalisable, un email par client et par exécution

01

Ce qui change pour vous

Si vous gérez des contrats ou des documents qui se renouvellent périodiquement, vous n'avez plus besoin de suivre les échéances à la main ni de créer chaque nouveau document une par une — le système s'en occupe chaque jour, selon les règles que vous définissez.

Vous gardez la main en décidant combien de documents sont traités à chaque exécution et à quelle heure le processus démarre, et vous pouvez tout tester en mode simulation avant de l'activer pour de vrai, sans mauvaise surprise.

02

Pourquoi c'est important

Le temps que votre équipe consacrait à vérifier les échéances et à envoyer les documents manuellement diminue nettement, et les clients reçoivent leurs documents renouvelés à temps, sans retard dû à un oubli ou à une période chargée.

Disposer d'un rapport interne pour chaque exécution vous permet de superviser le processus sans devoir le contrôler étape par étape, vous donnant confiance dans une tâche qui fonctionne désormais de façon autonome.