Recibos, notificaciones y resultados de la factura electrónica: la lista de verificación decisional

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La respuesta en breve

Los recibos y los resultados de las facturas electrónicas se controlan en el portal 'Fatture e Corrispettivi' de la Agenzia delle Entrate, en la sección dedicada a la consulta de las facturas emitidas, transmitidas o recibidas.

Configurando un intervalo de fechas no superior a 7 días se obtiene la lista de los recibos de rechazo, de entrega o de imposibilidad de entrega relativos a todas las facturas (o notas de variación) que transitaron por el Sistema di Interscambio en ese período.

También es posible realizar una búsqueda avanzada con el número de identificación fiscal del cliente o del proveedor, o con el número identificativo asignado a la factura por el SdI.

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El contexto normativo y técnico

Las reglas para preparar, transmitir, recibir y conservar las facturas electrónicas entre particulares están definidas por la disposición n.º 433608 del 24 de noviembre de 2022 (posteriormente modificada), publicada en el sitio web de la Agenzia delle Entrate.

Estas reglas técnicas se aplican solo a las facturas electrónicas entre particulares: para las facturas emitidas hacia las Administraciones Públicas siguen vigentes las reglas del Decreto Ministerial n.º 55/2013 y las indicaciones del sitio www.fatturapa.gov.it.

La Agenzia delle Entrate pone a disposición servicios gratuitos que permiten preparar, transmitir y recibir las facturas de forma sencilla y segura, conservarlas en el tiempo de manera conforme, segura e inalterable, y consultar y obtener la copia original de las facturas correctamente emitidas y recibidas. Siempre es posible, como alternativa, utilizar software de mercado siempre que sea conforme con las especificaciones técnicas anexas a la disposición del 24 de noviembre de 2022.

Para las operaciones con el extranjero, quien decide no emitir factura electrónica debe transmitir los datos mediante el llamado esterometro, con la excepción de las operaciones respaldadas por declaración aduanera y de las compras de importe no superior a 5.000 euros.

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El flujo operativo paso a paso

Pasos

1. Preparar la factura elegiendo la herramienta coherente con la propia conectividad: el procedimiento web en el portal 'Fatture e Corrispettivi' (requiere conexión), el software descargable en PC (funciona también sin conexión) o la App FatturAE para smartphone y tablet (requiere conexión y se accede con las mismas credenciales del portal).
2. Transmitir la factura: si se preparó con el software sin conexión, luego hay que conectarse al portal para usar la función de solo 'Transmisión' en la sección 'Fatturazione elettronica e Conservazione', o bien enviarla por PEC a la dirección sdi01@pec.fatturapa.it. La App FatturAE permite en cambio tanto preparar como transmitir directamente al SdI.
3. Consultar los recibos seleccionando la opción relativa a las facturas emitidas, transmitidas o recibidas, configurando un intervalo de fechas no superior a 7 días para obtener la lista de los recibos de rechazo, de entrega o de imposibilidad de entrega.
4. Verificar la lista 'Le tue fatture emesse', que muestra las facturas del último trimestre o del período seleccionado con los datos de síntesis (número, fecha, identificativo fiscal, base imponible, impuesto, identificativo único SdI, aplicación del sello).
5. Distinguir visualmente las facturas entregadas (símbolo verde de verificación, recibo de entrega emitido) de las no entregadas pero puestas a disposición en el portal por problemas del canal de recepción del cliente (símbolo rojo de alerta, recibo de imposibilidad de entrega).
6. Usar la función 'Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi' para un control más amplio de los recibos sobre todas las facturas que transitaron por el SdI.

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Ejemplo hipotético

Ejemplo hipotético: una empresa emite una factura mediante la App FatturAE, autenticándose con las mismas credenciales del portal Fatture e Corrispettivi. Después de la transmisión, el responsable administrativo accede a la sección de recibos, configura un intervalo de 5 días y controla la lista 'Le tue fatture emesse': la factura aparece marcada con el símbolo verde de verificación, señal de que fue entregada correctamente y de que se emitió el correspondiente recibo de entrega.

En un segundo caso hipotético, una factura aparece marcada con el símbolo rojo de alerta porque el canal de recepción del cliente tuvo un problema: la factura fue igualmente puesta a disposición en el portal, con recibo de imposibilidad de entrega, y debe ser revisada por el destinatario.

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Lista de verificación decisional para el control de recibos

• ¿Has elegido la herramienta de preparación coherente con la disponibilidad de conexión (portal web, software de PC sin conexión o App FatturAE)?
• ¿Has verificado, después de la transmisión, si es necesario completar el envío desde el portal (función 'Transmisión') o si has usado la PEC a la dirección sdi01@pec.fatturapa.it?
• ¿Has configurado un intervalo de fechas no superior a 7 días al consultar los recibos de rechazo, entrega o imposibilidad de entrega?
• ¿Has controlado la lista 'Le tue fatture emesse' para verificar los símbolos verde (entregada) y rojo (no entregada, a revisar)?
• ¿Has usado la búsqueda avanzada por número de identificación fiscal, código fiscal o identificativo SdI cuando necesitas localizar una factura específica?
• ¿Has verificado si la factura se refiere a una Administración Pública, en cuyo caso se aplican las reglas del DM 55/2013 y no las de la disposición del 24 de noviembre de 2022?
• ¿Has tenido en cuenta la obligación del esterometro para las operaciones con el extranjero, considerando las excepciones para la declaración aduanera y las compras hasta 5.000 euros?

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Cómo configurar el control de recibos en un software de gestión

Una empresa puede solicitar a su proveedor de software que configure un flujo que registre, para cada factura electrónica, el estado reportado por el Sistema di Interscambio: preparada, transmitida, entregada o puesta a disposición con imposibilidad de entrega. Esta es una elección operativa sugerida, no una función descrita como ya presente en un producto específico.

Es útil asignar roles claros: quién prepara la factura, quién la transmite (desde el portal, desde software de mercado conforme a las especificaciones técnicas, o vía PEC) y quién verifica periódicamente los recibos con la búsqueda por número de identificación fiscal o identificativo SdI.

Para la trazabilidad, se puede prever que cada control de recibos (intervalo de fechas consultado, resultado verde/rojo, eventual recibo de rechazo) se registre con fecha y responsable, de modo que se pueda reconstruir en cualquier momento quién verificó qué y cuándo.

Un paso de revisión periódico (por ejemplo semanal, coherente con el límite de 7 días para la consulta) permite identificar rápidamente las facturas no entregadas que deben revisarse, distinguiendo los casos hacia particulares de los dirigidos a Administraciones Públicas, que siguen reglas diferentes.

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Preguntas frecuentes sobre el control de recibos y notificaciones

• ¿Cuánto tiempo hacia atrás puedo consultar los recibos en una única búsqueda? El portal permite configurar un intervalo de fechas no superior a 7 días para obtener la lista de los recibos de rechazo, entrega o imposibilidad de entrega.
• ¿Qué significa el símbolo rojo de alerta en una factura emitida? Indica que la factura no fue entregada por problemas del canal de recepción del cliente, pero fue puesta a disposición en el portal con un recibo de imposibilidad de entrega, y debe ser revisada.
• ¿Puedo transmitir una factura sin usar el portal web? Sí: el software para PC permite preparar la factura sin conexión, para luego transmitirla conectándose al portal o enviándola vía PEC a la dirección sdi01@pec.fatturapa.it.

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Próximo paso

Revisa con tu equipo administrativo qué herramienta de preparación y transmisión están usando (portal, software de PC o App FatturAE) y verifiquen juntos, con un intervalo de 7 días, la lista de los recibos más recientes para identificar eventuales facturas no entregadas que deban revisarse.