Empfangsbestätigungen, Benachrichtigungen und Ergebnisse der elektronischen Rechnung: die Entscheidungs-Checkliste

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Die Antwort in Kürze

Die Empfangsbestätigungen und Ergebnisse der elektronischen Rechnungen werden im Portal 'Fatture e Corrispettivi' der Agenzia delle Entrate kontrolliert, im Bereich zur Einsicht der ausgestellten, übermittelten oder empfangenen Rechnungen.

Durch Festlegung eines Datumsbereichs von nicht mehr als 7 Tagen erhält man die Liste der Ablehnungs-, Zustellungs- oder Nichtzustellungsbestätigungen für alle Rechnungen (oder Änderungsmitteilungen), die in diesem Zeitraum über das Sistema di Interscambio übermittelt wurden.

Zudem ist eine erweiterte Suche mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden oder Lieferanten möglich, oder mit der vom SdI zugewiesenen Identifikationsnummer der Rechnung.

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Der rechtliche und technische Kontext

Die Regeln zur Erstellung, Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen zwischen Privaten werden durch die Verfügung Nr. 433608 vom 24. November 2022 (in der jeweils geänderten Fassung) festgelegt, die auf der Website der Agenzia delle Entrate veröffentlicht ist.

Diese technischen Regeln gelten nur für elektronische Rechnungen zwischen Privaten: Für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen gelten weiterhin die Regeln des Ministerialdekrets Nr. 55/2013 und die Angaben der Website www.fatturapa.gov.it.

Die Agenzia delle Entrate stellt kostenlose Dienste zur Verfügung, mit denen Rechnungen einfach und sicher erstellt, übermittelt und empfangen werden können, sie konform, sicher und unveränderlich über die Zeit aufbewahrt werden können, und die Originalkopie korrekt ausgestellter und empfangener Rechnungen eingesehen und beschafft werden kann. Es ist stets möglich, alternativ Software von Drittanbietern zu nutzen, sofern diese den technischen Spezifikationen im Anhang der Verfügung vom 24. November 2022 entspricht.

Für Geschäfte mit dem Ausland muss, wer sich entscheidet, keine elektronische Rechnung auszustellen, die Daten über den sogenannten 'esterometro' übermitteln, mit Ausnahme von Geschäften, die durch ein Zolldokument abgedeckt sind, und Käufen mit einem Betrag von nicht mehr als 5.000 Euro.

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Der operative Ablauf Schritt für Schritt

Schritte

1. Die Rechnung erstellen, wobei das Werkzeug entsprechend der eigenen Konnektivität gewählt wird: das Web-Verfahren im Portal 'Fatture e Corrispettivi' (erfordert eine Verbindung), die auf dem PC herunterladbare Software (funktioniert auch offline) oder die App FatturAE für Smartphones und Tablets (erfordert eine Verbindung und der Zugang erfolgt mit denselben Anmeldedaten wie beim Portal).
2. Die Rechnung übermitteln: Wenn sie mit der Offline-Software erstellt wurde, verbindet man sich anschließend mit dem Portal, um die Funktion 'nur Übermittlung' im Bereich 'Fatturazione elettronica e Conservazione' zu nutzen, oder man sendet sie per PEC an die Adresse sdi01@pec.fatturapa.it. Die App FatturAE ermöglicht hingegen sowohl die Erstellung als auch die direkte Übermittlung an das SdI.
3. Die Empfangsbestätigungen einsehen, indem man den Eintrag zu den ausgestellten, übermittelten oder empfangenen Rechnungen auswählt und einen Datumsbereich von nicht mehr als 7 Tagen festlegt, um die Liste der Ablehnungs-, Zustellungs- oder Nichtzustellungsbestätigungen zu erhalten.
4. Die Liste 'Le tue fatture emesse' prüfen, die die Rechnungen des letzten Quartals oder des ausgewählten Zeitraums mit den zusammenfassenden Daten anzeigt (Nummer, Datum, Steuernummer, Bemessungsgrundlage, Steuer, eindeutige SdI-Kennung, Anwendung der Stempelsteuer).
5. Zugestellte Rechnungen (grünes Häkchen-Symbol, Zustellungsbestätigung ausgestellt) visuell von nicht zugestellten, aber im Portal wegen Problemen des Empfangskanals des Kunden zur Verfügung gestellten Rechnungen (rotes Warnsymbol, Nichtzustellungsbestätigung) unterscheiden.
6. Die Funktion 'Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi' für eine umfassendere Kontrolle der Empfangsbestätigungen aller über das SdI übermittelten Rechnungen nutzen.

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Hypothetisches Beispiel

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen stellt eine Rechnung über die App FatturAE aus und authentifiziert sich mit denselben Anmeldedaten wie beim Portal Fatture e Corrispettivi. Nach der Übermittlung greift der Verwaltungsverantwortliche auf den Bereich der Empfangsbestätigungen zu, legt einen Zeitraum von 5 Tagen fest und prüft die Liste 'Le tue fatture emesse': Die Rechnung erscheint mit dem grünen Häkchen-Symbol markiert, ein Zeichen dafür, dass sie ordnungsgemäß zugestellt wurde und die entsprechende Zustellungsbestätigung ausgestellt wurde.

In einem zweiten hypothetischen Fall ist eine Rechnung mit dem roten Warnsymbol markiert, weil der Empfangskanal des Kunden ein Problem hatte: Die Rechnung wurde trotzdem im Portal zur Verfügung gestellt, mit einer Nichtzustellungsbestätigung, und muss vom Empfänger eingesehen werden.

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Entscheidungs-Checkliste für die Kontrolle der Empfangsbestätigungen

• Haben Sie das Erstellungswerkzeug entsprechend der Verfügbarkeit einer Verbindung gewählt (Web-Portal, offline PC-Software oder App FatturAE)?
• Haben Sie nach der Übermittlung geprüft, ob der Versand über das Portal abgeschlossen werden muss (Funktion 'Trasmissione') oder ob Sie die PEC an die Adresse sdi01@pec.fatturapa.it verwendet haben?
• Haben Sie einen Datumsbereich von nicht mehr als 7 Tagen festgelegt, wenn Sie die Ablehnungs-, Zustellungs- oder Nichtzustellungsbestätigungen einsehen?
• Haben Sie die Liste 'Le tue fatture emesse' geprüft, um die grünen (zugestellt) und roten (nicht zugestellt, einzusehen) Symbole zu kontrollieren?
• Haben Sie die erweiterte Suche nach Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer oder SdI-Kennung genutzt, wenn Sie eine bestimmte Rechnung nachverfolgen müssen?
• Haben Sie geprüft, ob die Rechnung eine öffentliche Verwaltung betrifft, in welchem Fall die Regeln des Ministerialdekrets 55/2013 gelten und nicht jene der Verfügung vom 24. November 2022?
• Haben Sie die Pflicht zum 'esterometro' für Geschäfte mit dem Ausland berücksichtigt, unter Beachtung der Ausnahmen für Zolldokumente und Käufe bis 5.000 Euro?

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Wie man die Kontrolle der Empfangsbestätigungen in einer Verwaltungssoftware einrichtet

Ein Unternehmen kann seinen Software-Partner bitten, einen Ablauf einzurichten, der für jede elektronische Rechnung den vom Sistema di Interscambio gemeldeten Status erfasst: erstellt, übermittelt, zugestellt oder mit Nichtzustellung zur Verfügung gestellt. Dies ist ein vorgeschlagener operativer Ansatz, keine Funktion, die als bereits in einem bestimmten Produkt vorhanden beschrieben wird.

Es ist sinnvoll, klare Rollen zuzuweisen: wer die Rechnung erstellt, wer sie übermittelt (über das Portal, über konforme Marktsoftware gemäß den technischen Spezifikationen, oder per PEC) und wer regelmäßig die Empfangsbestätigungen mit der Suche nach Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder SdI-Kennung überprüft.

Zur Nachvollziehbarkeit kann vorgesehen werden, dass jede Kontrolle der Empfangsbestätigungen (eingesehener Datumsbereich, grünes/rotes Ergebnis, eventuelle Ablehnungsbestätigung) mit Datum und Verantwortlichem erfasst wird, um jederzeit nachvollziehen zu können, wer was und wann kontrolliert hat.

Ein regelmäßiger Überprüfungsschritt (zum Beispiel wöchentlich, in Übereinstimmung mit der 7-Tage-Grenze für die Einsicht) ermöglicht es, nicht zugestellte Rechnungen, die erneut eingesehen werden müssen, schnell zu identifizieren, wobei zwischen Fällen mit Privaten und solchen mit öffentlichen Verwaltungen zu unterscheiden ist, die unterschiedlichen Regeln folgen.

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Häufig gestellte Fragen zur Kontrolle von Empfangsbestätigungen und Benachrichtigungen

• Wie weit zurück kann ich Empfangsbestätigungen in einer einzigen Suche einsehen? Das Portal ermöglicht es, einen Datumsbereich von nicht mehr als 7 Tagen festzulegen, um die Liste der Ablehnungs-, Zustellungs- oder Nichtzustellungsbestätigungen zu erhalten.
• Was bedeutet das rote Warnsymbol bei einer ausgestellten Rechnung? Es zeigt an, dass die Rechnung wegen Problemen des Empfangskanals des Kunden nicht zugestellt wurde, aber im Portal mit einer Nichtzustellungsbestätigung zur Verfügung gestellt wurde und eingesehen werden muss.
• Kann ich eine Rechnung übermitteln, ohne das Web-Portal zu nutzen? Ja: Die PC-Software ermöglicht die offline Erstellung der Rechnung, die dann durch Verbindung mit dem Portal oder durch Versand per PEC an die Adresse sdi01@pec.fatturapa.it übermittelt werden kann.

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Nächster Schritt

Besprechen Sie mit Ihrem Verwaltungsteam, welches Werkzeug zur Erstellung und Übermittlung Sie verwenden (Portal, PC-Software oder App FatturAE) und prüfen Sie gemeinsam, mit einem Zeitraum von 7 Tagen, die Liste der neuesten Empfangsbestätigungen, um eventuelle nicht zugestellte Rechnungen zu identifizieren, die erneut eingesehen werden müssen.