Reçus, notifications et résultats de la facture électronique : la checklist décisionnelle

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La réponse en bref

Les reçus et les résultats des factures électroniques se contrôlent sur le portail « Fatture e Corrispettivi » de l'Agenzia delle Entrate, dans la section dédiée à la consultation des factures émises, transmises ou reçues.

En définissant un intervalle de dates ne dépassant pas 7 jours, on obtient la liste des reçus de rejet, de livraison ou d'impossibilité de livraison relatifs à toutes les factures (ou notes de variation) transitées par le Sistema di Interscambio durant cette période.

Il est également possible d'effectuer une recherche avancée avec le numéro de TVA du client ou du fournisseur, ou avec le numéro identifiant attribué à la facture par le SdI.

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Le contexte réglementaire et technique

Les règles pour préparer, transmettre, recevoir et conserver les factures électroniques entre particuliers sont définies par la disposition n° 433608 du 24 novembre 2022 (telle que modifiée ultérieurement), publiée sur le site de l'Agenzia delle Entrate.

Ces règles techniques ne valent que pour les factures électroniques entre particuliers : pour les factures émises envers les Administrations Publiques, les règles du Décret Ministériel n° 55/2013 et les indications du site www.fatturapa.gov.it restent en vigueur.

L'Agenzia delle Entrate met à disposition des services gratuits qui permettent de préparer, transmettre et recevoir les factures de manière simple et sûre, de les conserver dans le temps de façon conforme, sûre et inaltérable, et de consulter et récupérer la copie originale des factures correctement émises et reçues. Il est toujours possible, en alternative, d'utiliser des logiciels commerciaux à condition qu'ils soient conformes aux spécifications techniques annexées à la disposition du 24 novembre 2022.

Pour les opérations vers l'étranger, celui qui décide de ne pas émettre de facture électronique doit transmettre les données via le dispositif dit « esterometro », à l'exception des opérations couvertes par une déclaration en douane et des achats d'un montant ne dépassant pas 5 000 euros.

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Le flux opérationnel étape par étape

Étapes

1. Préparer la facture en choisissant l'outil cohérent avec sa propre connectivité : la procédure web sur le portail « Fatture e Corrispettivi » (nécessite une connexion), le logiciel téléchargeable sur PC (fonctionne aussi hors ligne) ou l'App FatturAE pour smartphone et tablette (nécessite une connexion et l'accès se fait avec les mêmes identifiants que le portail).
2. Transmettre la facture : si elle a été préparée avec le logiciel hors ligne, on se connecte ensuite au portail pour utiliser la fonction de « Transmission » seule dans la section « Fatturazione elettronica e Conservazione », ou on l'envoie via PEC à l'adresse sdi01@pec.fatturapa.it. L'App FatturAE permet au contraire aussi bien de préparer que de transmettre directement au SdI.
3. Consulter les reçus en sélectionnant la rubrique relative aux factures émises, transmises ou reçues, en définissant un intervalle de dates ne dépassant pas 7 jours pour obtenir la liste des reçus de rejet, de livraison ou d'impossibilité de livraison.
4. Vérifier la liste « Le tue fatture emesse », qui affiche les factures du dernier trimestre ou de la période sélectionnée avec les données de synthèse (numéro, date, identifiant fiscal, montant imposable, taxe, identifiant unique SdI, application du timbre).
5. Distinguer visuellement les factures livrées (symbole vert de coche, reçu de livraison émis) de celles non livrées mais mises à disposition sur le portail en raison de problèmes du canal de réception du client (symbole rouge d'alerte, reçu d'impossibilité de livraison).
6. Utiliser la fonction « Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi » pour un contrôle plus large des reçus sur toutes les factures transitées par le SdI.

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Exemple hypothétique

Exemple hypothétique : une entreprise émet une facture via l'App FatturAE, en s'authentifiant avec les mêmes identifiants que le portail Fatture e Corrispettivi. Après la transmission, le responsable administratif accède à la section des reçus, définit un intervalle de 5 jours et contrôle la liste « Le tue fatture emesse » : la facture apparaît marquée du symbole vert de coche, signe qu'elle a été régulièrement livrée et que le reçu de livraison correspondant a été émis.

Dans un second cas hypothétique, une facture apparaît marquée du symbole rouge d'alerte parce que le canal de réception du client a rencontré un problème : la facture a néanmoins été mise à disposition sur le portail, avec un reçu d'impossibilité de livraison, et doit être prise en considération par le destinataire.

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Checklist décisionnelle pour le contrôle des reçus

• Avez-vous choisi l'outil de préparation cohérent avec la disponibilité de connexion (portail web, logiciel PC hors ligne ou App FatturAE) ?
• Avez-vous vérifié, après la transmission, s'il faut compléter l'envoi depuis le portail (fonction « Transmission ») ou si vous avez utilisé la PEC à l'adresse sdi01@pec.fatturapa.it ?
• Avez-vous défini un intervalle de dates ne dépassant pas 7 jours lorsque vous consultez les reçus de rejet, de livraison ou d'impossibilité de livraison ?
• Avez-vous contrôlé la liste « Le tue fatture emesse » pour vérifier les symboles vert (livrée) et rouge (non livrée, à prendre en considération) ?
• Avez-vous utilisé la recherche avancée par numéro de TVA, code fiscal ou identifiant SdI lorsque vous devez retrouver une facture spécifique ?
• Avez-vous vérifié si la facture concerne une Administration Publique, auquel cas les règles du DM 55/2013 s'appliquent et non celles de la disposition du 24 novembre 2022 ?
• Avez-vous pris en compte l'obligation d'esterometro pour les opérations avec l'étranger, en tenant compte des exceptions pour la déclaration en douane et les achats jusqu'à 5 000 euros ?

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Comment mettre en place le contrôle des reçus dans un logiciel de gestion

Une entreprise peut demander à son partenaire logiciel de configurer un flux qui enregistre, pour chaque facture électronique, le statut rapporté par le Sistema di Interscambio : préparée, transmise, livrée ou mise à disposition avec impossibilité de livraison. C'est un choix opérationnel suggéré, non une fonction décrite comme déjà présente dans un produit spécifique.

Il est utile d'attribuer des rôles clairs : qui prépare la facture, qui la transmet (depuis le portail, depuis un logiciel commercial conforme aux spécifications techniques, ou via PEC) et qui vérifie périodiquement les reçus avec la recherche par numéro de TVA ou identifiant SdI.

Pour la traçabilité, on peut prévoir que chaque contrôle des reçus (intervalle de dates consulté, résultat vert/rouge, éventuel reçu de rejet) soit enregistré avec la date et le responsable, afin de pouvoir reconstituer à tout moment qui a vérifié quoi et quand.

Une révision périodique (par exemple hebdomadaire, cohérente avec la limite de 7 jours pour la consultation) permet d'identifier rapidement les factures non livrées à reprendre en considération, en distinguant les cas vers les particuliers de ceux vers les Administrations Publiques, qui suivent des règles différentes.

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Questions fréquentes sur le contrôle des reçus et notifications

• Jusqu'à quand puis-je consulter les reçus en une seule recherche ? Le portail permet de définir un intervalle de dates ne dépassant pas 7 jours pour obtenir la liste des reçus de rejet, de livraison ou d'impossibilité de livraison.
• Que signifie le symbole rouge d'alerte sur une facture émise ? Il indique que la facture n'a pas été livrée en raison de problèmes du canal de réception du client, mais qu'elle a été mise à disposition sur le portail avec un reçu d'impossibilité de livraison, et qu'elle doit être prise en considération.
• Puis-je transmettre une facture sans utiliser le portail web ? Oui : le logiciel pour PC permet de préparer la facture hors ligne, pour ensuite la transmettre en se connectant au portail ou en l'envoyant via PEC à l'adresse sdi01@pec.fatturapa.it.

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Prochaine étape

Revoyez avec votre équipe administrative quel outil de préparation et de transmission vous utilisez (portail, logiciel PC ou App FatturAE) et vérifiez ensemble, avec un intervalle de 7 jours, la liste des reçus les plus récents pour identifier les éventuelles factures non livrées à reprendre en considération.