Article 226 de la directive TVA : quelles mentions deviennent des contrôles logiciels

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Ce qu'impose l'article 226

L'article 226 de la directive TVA 2006/112/CE énumère les mentions obligatoires aux fins de la TVA pour les factures émises conformément aux articles 220 et 221, sauf dispositions particulières. Parmi celles-ci figurent la date d'émission, un numéro séquentiel identifiant la facture de façon unique, le numéro d'identification TVA de l'assujetti effectuant l'opération, et le numéro d'identification TVA de l'acquéreur ou du destinataire. Un système logiciel peut transformer chaque mention en un contrôle obligatoire à exécuter avant l'émission.

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Pourquoi l'obligation naît en amont de l'émission

L'article 220 oblige l'assujetti à s'assurer qu'une facture est émise pour les livraisons de biens ou prestations de services vers d'autres assujettis, ainsi que pour les acomptes reçus avant l'opération. L'article 233 ajoute que l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d'une facture doivent être garanties depuis son émission jusqu'à la fin de la période de conservation, et que cela peut être obtenu par des contrôles de gestion créant une piste d'audit fiable entre la facture et l'opération sous-jacente.

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Comment traduire l'article 226 en contrôles

Étapes

1. Vérifier que chaque facture comporte une date d'émission avant l'enregistrement définitif.
2. Contrôler que le numéro séquentiel identifie la facture de façon unique au sein de sa série.
3. Valider le numéro d'identification TVA de l'assujetti effectuant l'opération.
4. Valider le numéro d'identification TVA de l'acquéreur ou du destinataire pour les opérations concernées.
5. Si le montant n'est pas exprimé en monnaie nationale, vérifier la conversion selon l'article 230.

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Un cas hypothétique : lots de factures électroniques

Exemple hypothétique : une entreprise envoie plusieurs factures électroniques au même destinataire en un seul lot. Selon l'article 236, les mentions communes à plusieurs factures peuvent être indiquées une seule fois, à condition que pour chaque facture l'ensemble des informations reste accessible. Un contrôle logiciel peut donc vérifier que chaque facture du lot, même sans répéter les données communes, conserve toutes les mentions requises consultables individuellement.

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Liste de contrôle minimale avant l'émission

• Date d'émission présente et correcte.
• Numéro séquentiel unique attribué à la facture.
• Numéro de TVA de l'assujetti émetteur vérifié.
• Numéro de TVA de l'acquéreur ou du destinataire vérifié, lorsque requis.
• Piste d'audit entre la facture et l'opération sous-jacente documentée (art. 233).

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Ce qu'une entreprise peut configurer dans un logiciel de gestion

Une entreprise peut demander à son partenaire logiciel de configurer des rôles et des étapes de vérification qui contrôlent, avant l'émission, la présence des mentions prévues par l'article 226. Elle peut aussi organiser une piste reliant chaque facture à l'opération de référence, conforme à l'idée de piste d'audit fiable de l'article 233, et prévoir un archivage ordonné des copies afin qu'elles puissent être mises à disposition des autorités compétentes sur demande, comme le prévoient les articles 244 et 245. Ce sont des choix opérationnels suggérés, non des exigences de produit.

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Questions fréquentes sur le flux de contrôle

L'accord du destinataire est pertinent pour la facturation électronique : l'article 232 la subordonne à son consentement, sauf dérogations fixées par les États membres.

La comptabilité doit être suffisamment détaillée pour permettre l'application de la TVA et son contrôle, selon l'article 242.

La déclaration de TVA doit être déposée dans un délai fixé par les États membres, qui ne peut dépasser de plus de deux mois l'échéance de la période d'imposition, selon l'article 252.

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Prochaine étape

Comparez la liste de contrôle avec votre cycle d'émission de factures actuel et demandez à votre partenaire logiciel d'activer les contrôles manquants sur les mentions de l'article 226 avant la prochaine campagne de facturation.