Artikel 226 der Mehrwertsteuerrichtlinie: welche Angaben zu Softwarekontrollen werden

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Was Artikel 226 vorschreibt

Artikel 226 der Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG listet die für die Mehrwertsteuer verpflichtenden Angaben für Rechnungen auf, die nach den Artikeln 220 und 221 ausgestellt werden, sofern keine Sonderregelungen gelten. Dazu gehören das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer, die die Rechnung eindeutig identifiziert, die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Steuerpflichtigen, der die Lieferung oder Dienstleistung erbringt, und die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Erwerbers oder Dienstleistungsempfängers. Ein Softwaresystem kann jede Angabe in eine obligatorische Prüfung vor der Ausstellung umwandeln.

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Warum die Pflicht schon vor der Ausstellung entsteht

Artikel 220 verpflichtet den Steuerpflichtigen sicherzustellen, dass für Lieferungen von Gegenständen oder Dienstleistungen an andere Steuerpflichtige eine Rechnung ausgestellt wird, auch für Vorauszahlungen, die vor der Transaktion erhalten wurden. Artikel 233 ergänzt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein müssen und dass dies durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden kann, die einen zuverlässigen Prüfpfad zwischen Rechnung und zugrunde liegender Transaktion schaffen.

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Wie Artikel 226 in Kontrollen übersetzt wird

Schritte

1. Prüfen, dass jede Rechnung vor der endgültigen Speicherung ein Ausstellungsdatum enthält.
2. Prüfen, dass die fortlaufende Nummer die Rechnung innerhalb ihrer Serie eindeutig identifiziert.
3. Die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Steuerpflichtigen validieren.
4. Die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Erwerbers oder Dienstleistungsempfängers für die betreffenden Transaktionen validieren.
5. Wenn der Betrag nicht in Landeswährung ausgedrückt ist, die Umrechnung nach Artikel 230 prüfen.

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Ein hypothetischer Fall: Sammlungen elektronischer Rechnungen

Hypothetisches Beispiel: Ein Unternehmen sendet mehrere elektronische Rechnungen an denselben Empfänger in einer einzigen Sammlung. Nach Artikel 236 können Angaben, die mehreren Rechnungen gemeinsam sind, nur einmal genannt werden, sofern für jede Rechnung die Gesamtheit der Informationen zugänglich bleibt. Eine Softwarekontrolle kann daher prüfen, dass jede Rechnung der Sammlung, auch ohne Wiederholung der gemeinsamen Daten, alle erforderlichen Angaben einzeln abrufbar hält.

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Mindestcheckliste vor der Ausstellung

• Ausstellungsdatum vorhanden und korrekt.
• Eindeutige fortlaufende Nummer der Rechnung zugewiesen.
• Mehrwertsteuernummer des ausstellenden Steuerpflichtigen geprüft.
• Mehrwertsteuernummer des Erwerbers oder Empfängers geprüft, sofern erforderlich.
• Prüfpfad zwischen Rechnung und zugrunde liegender Transaktion dokumentiert (Art. 233).

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Was ein Unternehmen in einer Verwaltungssoftware konfigurieren kann

Ein Unternehmen kann seinen Softwarepartner bitten, Rollen und Prüfschritte zu konfigurieren, die vor der Ausstellung die Anwesenheit der von Artikel 226 vorgeschriebenen Angaben überprüfen. Es kann außerdem einen Pfad organisieren, der jede Rechnung mit der zugrunde liegenden Transaktion verknüpft, im Einklang mit dem Gedanken eines zuverlässigen Prüfpfads gemäß Artikel 233, und eine geordnete Aufbewahrung der Kopien vorsehen, damit sie den zuständigen Behörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden können, wie in den Artikeln 244 und 245 vorgesehen. Dies sind vorgeschlagene betriebliche Entscheidungen, keine Produktanforderungen.

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Häufige Fragen zum Kontrollablauf

Die Zustimmung des Empfängers ist für die elektronische Rechnungsstellung relevant: Artikel 232 macht sie von der Zustimmung des Empfängers abhängig, sofern die Mitgliedstaaten keine Ausnahmen vorsehen.

Die Buchführung muss so detailliert sein, dass die Anwendung der Mehrwertsteuer und ihre Kontrolle möglich sind, gemäß Artikel 242.

Die Mehrwertsteuererklärung muss innerhalb einer von den Mitgliedstaaten festgelegten Frist eingereicht werden, die das Ende des Steuerzeitraums um höchstens zwei Monate überschreiten darf, gemäß Artikel 252.

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Nächster Schritt

Vergleichen Sie die Checkliste mit Ihrem aktuellen Rechnungsstellungsprozess und bitten Sie Ihren Softwarepartner, die fehlenden Prüfungen zu den Angaben nach Artikel 226 vor dem nächsten Rechnungslauf zu aktivieren.