Ricevute, notifiche ed esiti della fattura elettronica: la checklist per non perdere nulla

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Dove si controllano ricevute ed esiti

Le ricevute relative alle fatture emesse, trasmesse o ricevute si consultano nel portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle entrate, nella sezione dedicata al monitoraggio. Impostando un intervallo di date non superiore a 7 giorni si ottiene l'elenco delle ricevute di scarto, di consegna o di impossibilità di consegna relative ai documenti transitati dal Sistema di Interscambio in quel periodo.

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Le regole di riferimento

Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche tra privati sono definite dal provvedimento dell'Agenzia delle entrate n. 433608 del 24 novembre 2022, successivamente modificato. Per le fatture verso le Pubbliche Amministrazioni restano invece valide le regole del Decreto Ministeriale n. 55/2013, pubblicate sul sito fatturapa.gov.it. L'Agenzia mette a disposizione servizi gratuiti per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture in modo conforme, sicuro e inalterabile.

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Sequenza di controllo periodico

Passaggi

1. Accedere al portale Fatture e Corrispettivi con le proprie credenziali.
2. Aprire 'Le tue fatture emesse' per vedere l'elenco dell'ultimo trimestre o del periodo selezionato.
3. Verificare la marcatura: simbolo verde per le fatture consegnate, simbolo rosso per quelle non consegnate.
4. Usare 'Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi' per il dettaglio di scarto, consegna o impossibilità di consegna.
5. Affinare la ricerca con partita IVA del cliente/fornitore o identificativo SdI quando serve rintracciare un documento specifico.

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Un caso ricorrente (esempio ipotetico)

Un'azienda controlla l'elenco delle fatture emesse e nota un documento marcato con il simbolo rosso di alert: significa che, per un problema del canale di ricezione del cliente, la fattura non è stata consegnata ma solo messa a disposizione sul portale, con relativa ricevuta di impossibilità di consegna. L'addetto apre il monitoraggio delle ricevute, scarica il file di dettaglio e avvisa il cliente che il documento è disponibile per la presa in visione.

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Checklist decisionale

• Verificare ogni settimana le ricevute di scarto, consegna e impossibilità di consegna entro l'intervallo massimo di 7 giorni consultabile.
• Controllare le marcature verdi e rosse sull'elenco delle fatture emesse prima di chiudere il periodo.
• Usare la ricerca avanzata per partita IVA o identificativo SdI per rintracciare documenti specifici.
• Scaricare e conservare la copia della ricevuta quando serve come prova di consegna o di messa a disposizione.
• Per le fatture verso la Pubblica Amministrazione, tenere separate le verifiche secondo le regole del DM 55/2013.

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Come organizzare il presidio con un software gestionale

Un'azienda può chiedere al proprio fornitore software di tenere traccia, per ogni fattura emessa, dell'esito ricevuto dal Sistema di Interscambio, di chi lo ha verificato e di quando è stata presa in carico un'eventuale impossibilità di consegna. È una scelta operativa utile assegnare un ruolo responsabile del controllo periodico delle ricevute e definire una cadenza di revisione, così da non superare l'intervallo utile per la consultazione diretta sul portale dell'Agenzia.

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Domande frequenti sul monitoraggio

Le risposte sintetizzano quanto già indicato nelle sezioni precedenti sulle ricevute e sugli esiti del Sistema di Interscambio.

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Prossimo passo

Pianifica un controllo settimanale fisso delle ricevute sul portale Fatture e Corrispettivi, usando la ricerca avanzata per i documenti marcati come non consegnati, e stabilisci chi in azienda deve prenderli in carico.