Acuses de recibo, notificaciones y resultados de la facturación electrónica: la checklist para no perder nada

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Dónde comprobar los acuses de recibo y los resultados

Los acuses de recibo relativos a las facturas emitidas, transmitidas o recibidas se pueden consultar en el portal Fatture e Corrispettivi de la Agenzia delle entrate, en la sección dedicada al seguimiento. Al establecer un rango de fechas no superior a 7 días, se obtiene la lista de acuses de rechazo, entrega o imposibilidad de entrega relativos a los documentos tramitados por el Sistema de Intercambio en ese periodo.

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Las normas de referencia

Las normas para preparar, transmitir, recibir y conservar las facturas electrónicas entre particulares están definidas por la disposición de la Agenzia delle entrate n.º 433608 del 24 de noviembre de 2022, modificada posteriormente. Para las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas, siguen vigentes las normas del Decreto Ministerial n.º 55/2013, publicadas en el sitio fatturapa.gov.it. La Agencia pone a disposición servicios gratuitos para preparar, transmitir, recibir y conservar las facturas de manera conforme, segura e inalterable.

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Secuencia de control periódico

Pasos

1. Acceder al portal Fatture e Corrispettivi con las propias credenciales.
2. Abrir 'Sus facturas emitidas' para ver la lista del último trimestre o del periodo seleccionado.
3. Comprobar el marcado: símbolo verde para las facturas entregadas, símbolo rojo para las no entregadas.
4. Usar el 'Seguimiento de los acuses de recibo de los archivos transmitidos' para el detalle de rechazo, entrega o imposibilidad de entrega.
5. Afinar la búsqueda con el NIF del cliente/proveedor o el identificador SdI cuando sea necesario localizar un documento específico.

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Un caso recurrente (ejemplo hipotético)

Una empresa comprueba la lista de facturas emitidas y observa un documento marcado con el símbolo rojo de alerta: esto significa que, debido a un problema del canal de recepción del cliente, la factura no fue entregada sino solo puesta a disposición en el portal, con el correspondiente acuse de imposibilidad de entrega. El empleado abre el seguimiento de los acuses de recibo, descarga el archivo de detalle y avisa al cliente de que el documento está disponible para su consulta.

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Checklist de decisión

• Comprobar cada semana los acuses de rechazo, entrega e imposibilidad de entrega dentro del rango máximo consultable de 7 días.
• Controlar los marcados verdes y rojos en la lista de facturas emitidas antes de cerrar el periodo.
• Usar la búsqueda avanzada por NIF o identificador SdI para localizar documentos específicos.
• Descargar y conservar la copia del acuse de recibo cuando sea necesaria como prueba de entrega o de puesta a disposición.
• Para las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas, mantener las comprobaciones separadas según las normas del Decreto Ministerial 55/2013.

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Cómo organizar el control con un software de gestión

Una empresa puede solicitar a su proveedor de software que registre, para cada factura emitida, el resultado recibido del Sistema de Intercambio, quién lo verificó y cuándo se gestionó una eventual imposibilidad de entrega. Es una elección operativa útil asignar un rol responsable del control periódico de los acuses de recibo y definir una frecuencia de revisión, para no superar el plazo útil de consulta directa en el portal de la Agencia.

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Preguntas frecuentes sobre el seguimiento

Las respuestas resumen lo ya indicado en las secciones anteriores sobre los acuses de recibo y los resultados del Sistema de Intercambio.

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Siguiente paso

Planifique un control semanal fijo de los acuses de recibo en el portal Fatture e Corrispettivi, utilizando la búsqueda avanzada para los documentos marcados como no entregados, y establezca quién en la empresa debe gestionarlos.