Empfangsbestätigungen, Benachrichtigungen und Ergebnisse der elektronischen Rechnungsstellung: die Checkliste, um…

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Wo man Empfangsbestätigungen und Ergebnisse prüft

Die Empfangsbestätigungen zu ausgestellten, übermittelten oder empfangenen Rechnungen können im Portal Fatture e Corrispettivi der Agenzia delle entrate im Überwachungsbereich eingesehen werden. Durch Festlegen eines Zeitraums von höchstens 7 Tagen erhält man die Liste der Ablehnungs-, Zustellungs- oder Nichtzustellungsbestätigungen für die in diesem Zeitraum über das Austauschsystem übermittelten Dokumente.

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Die geltenden Regeln

Die Regeln zur Erstellung, Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen zwischen Privaten sind in der Verfügung der Agenzia delle entrate Nr. 433608 vom 24. November 2022 festgelegt, die später geändert wurde. Für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen gelten weiterhin die Regeln des Ministerialdekrets Nr. 55/2013, veröffentlicht auf der Website fatturapa.gov.it. Die Agentur stellt kostenlose Dienste zur Erstellung, Übermittlung, Empfang und konformen, sicheren und unveränderlichen Aufbewahrung von Rechnungen zur Verfügung.

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Ablauf der regelmäßigen Kontrolle

Schritte

1. Mit den eigenen Zugangsdaten im Portal Fatture e Corrispettivi anmelden.
2. 'Ihre ausgestellten Rechnungen' öffnen, um die Liste des letzten Quartals oder des ausgewählten Zeitraums zu sehen.
3. Die Markierung prüfen: grünes Symbol für zugestellte Rechnungen, rotes Symbol für nicht zugestellte.
4. 'Überwachung der Empfangsbestätigungen übermittelter Dateien' für Details zu Ablehnung, Zustellung oder Nichtzustellung verwenden.
5. Die Suche mit der USt-IdNr. des Kunden/Lieferanten oder der SdI-Kennung verfeinern, wenn ein bestimmtes Dokument aufgespürt werden muss.

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Ein wiederkehrender Fall (hypothetisches Beispiel)

Ein Unternehmen prüft die Liste der ausgestellten Rechnungen und stellt fest, dass ein Dokument mit dem roten Alarmsymbol markiert ist: Das bedeutet, dass die Rechnung aufgrund eines Problems im Empfangskanal des Kunden nicht zugestellt, sondern nur auf dem Portal zur Verfügung gestellt wurde, mit der entsprechenden Nichtzustellungsbestätigung. Der Mitarbeiter öffnet die Überwachung der Empfangsbestätigungen, lädt die Detaildatei herunter und informiert den Kunden, dass das Dokument zur Einsichtnahme verfügbar ist.

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Entscheidungs-Checkliste

• Wöchentlich die Ablehnungs-, Zustellungs- und Nichtzustellungsbestätigungen innerhalb des maximal einsehbaren Zeitraums von 7 Tagen prüfen.
• Die grünen und roten Markierungen in der Liste der ausgestellten Rechnungen vor Abschluss des Zeitraums kontrollieren.
• Die erweiterte Suche nach USt-IdNr. oder SdI-Kennung nutzen, um bestimmte Dokumente aufzuspüren.
• Die Kopie der Empfangsbestätigung herunterladen und aufbewahren, wenn sie als Nachweis für Zustellung oder Bereitstellung benötigt wird.
• Für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen die Prüfungen gemäß den Regeln des Ministerialdekrets 55/2013 getrennt halten.

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Wie man die Kontrolle mit einer Verwaltungssoftware organisiert

Ein Unternehmen kann seinen Softwareanbieter bitten, für jede ausgestellte Rechnung das vom Austauschsystem erhaltene Ergebnis, wer es geprüft hat, und wann eine etwaige Nichtzustellung bearbeitet wurde, nachzuverfolgen. Es ist eine sinnvolle operative Entscheidung, eine für die regelmäßige Kontrolle der Empfangsbestätigungen verantwortliche Rolle zu benennen und einen Prüfzyklus festzulegen, um den für die direkte Konsultation auf dem Portal der Agentur nutzbaren Zeitraum nicht zu überschreiten.

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Häufig gestellte Fragen zur Überwachung

Die Antworten fassen zusammen, was in den vorherigen Abschnitten zu Empfangsbestätigungen und Ergebnissen des Austauschsystems bereits angegeben wurde.

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Nächster Schritt

Planen Sie eine feste wöchentliche Kontrolle der Empfangsbestätigungen im Portal Fatture e Corrispettivi, nutzen Sie die erweiterte Suche für als nicht zugestellt markierte Dokumente, und legen Sie fest, wer im Unternehmen diese bearbeiten soll.