Accusés de réception, notifications et résultats de la facturation électronique : la checklist pour ne rien manquer

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Où contrôler les accusés de réception et les résultats

Les accusés de réception relatifs aux factures émises, transmises ou reçues peuvent être consultés sur le portail Fatture e Corrispettivi de l'Agenzia delle entrate, dans la section dédiée au suivi. En définissant une plage de dates ne dépassant pas 7 jours, on obtient la liste des accusés de rejet, de livraison ou d'impossibilité de livraison relatifs aux documents transités par le Système d'Échange durant cette période.

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Les règles de référence

Les règles pour préparer, transmettre, recevoir et conserver les factures électroniques entre particuliers sont définies par la décision de l'Agenzia delle entrate n° 433608 du 24 novembre 2022, modifiée par la suite. Pour les factures destinées aux administrations publiques, restent en vigueur les règles du Décret ministériel n° 55/2013, publiées sur le site fatturapa.gov.it. L'Agence met à disposition des services gratuits pour préparer, transmettre, recevoir et conserver les factures de manière conforme, sécurisée et inaltérable.

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Séquence de contrôle périodique

Étapes

1. Se connecter au portail Fatture e Corrispettivi avec ses identifiants.
2. Ouvrir 'Vos factures émises' pour voir la liste du dernier trimestre ou de la période sélectionnée.
3. Vérifier le marquage : symbole vert pour les factures livrées, symbole rouge pour celles non livrées.
4. Utiliser le 'Suivi des accusés de réception des fichiers transmis' pour le détail de rejet, livraison ou impossibilité de livraison.
5. Affiner la recherche avec le numéro de TVA du client/fournisseur ou l'identifiant SdI lorsqu'il faut retrouver un document spécifique.

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Un cas récurrent (exemple hypothétique)

Une entreprise contrôle la liste des factures émises et remarque un document marqué du symbole rouge d'alerte : cela signifie que, en raison d'un problème du canal de réception du client, la facture n'a pas été livrée mais seulement mise à disposition sur le portail, avec l'accusé de réception d'impossibilité de livraison correspondant. L'employé ouvre le suivi des accusés de réception, télécharge le fichier détaillé et avertit le client que le document est disponible pour consultation.

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Checklist décisionnelle

• Vérifier chaque semaine les accusés de rejet, de livraison et d'impossibilité de livraison dans la limite maximale de 7 jours consultable.
• Contrôler les marquages verts et rouges sur la liste des factures émises avant de clôturer la période.
• Utiliser la recherche avancée par numéro de TVA ou identifiant SdI pour retrouver des documents spécifiques.
• Télécharger et conserver la copie de l'accusé de réception lorsqu'elle est nécessaire comme preuve de livraison ou de mise à disposition.
• Pour les factures destinées aux administrations publiques, garder les vérifications séparées selon les règles du Décret ministériel 55/2013.

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Comment organiser le suivi avec un logiciel de gestion

Une entreprise peut demander à son fournisseur de logiciel de conserver, pour chaque facture émise, le résultat reçu du Système d'Échange, qui l'a vérifié et quand une éventuelle impossibilité de livraison a été prise en charge. C'est un choix opérationnel utile d'attribuer un rôle responsable du contrôle périodique des accusés de réception et de définir une fréquence de révision, afin de ne pas dépasser la fenêtre utile pour la consultation directe sur le portail de l'Agence.

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Questions fréquentes sur le suivi

Les réponses résument ce qui a déjà été indiqué dans les sections précédentes sur les accusés de réception et les résultats du Système d'Échange.

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Prochaine étape

Planifiez un contrôle hebdomadaire fixe des accusés de réception sur le portail Fatture e Corrispettivi, en utilisant la recherche avancée pour les documents marqués comme non livrés, et déterminez qui dans l'entreprise doit les prendre en charge.